Oktubre 2022: Pangangalaga sa Mga Talaan ng Iyong Lodge
Tao ang mag-ipon ng mga bagay. Ang mga masonic lodge ay hindi naiiba. Sa ilang pagkakataon lang, nakaipon sila ng isang siglo o higit pang halaga ng mga bagay na nakatambak sa attic. Mula sa mga libro hanggang sa mga papeles hanggang sa mga larawan at lahat ng uri ng mga gamit, mahirap para sa kahit na ang pinaka-napakahanas na lodge secretary na malaman kung ano ang gagawin sa lahat ng ito.
Ngunit bago ka tumawag sa mga taong nag-aalis ng basura, maglaan ng isang segundo upang gumawa ng isang imbentaryo ng kung anong mga materyales ang pinangangasiwaan ng iyong lodge, dahil pagdating sa mga rekord ng Masonic, hindi lahat ay nilikhang pantay. Dito, si Joseph Evans, ang collections manager para sa Henry Wilson Coil Library at Museo ng Freemasonry at ang punong archivist para sa Grand Lodge ng California, ay nagbibigay sa amin ng payat sa kung ano ang maaari naming-at hindi-maalis sa basement.
Ang Henry Wilson Coil Library at Museo ng Freemasonry ay tahanan ng libu-libong mga aklat, archive, at mga bagay ng Masonic na, kapag pinagsama-sama, ay nagsasabi sa kuwento ng Freemasonry sa California at higit pa. Ngunit ang pagtitipon ng koleksyon na iyon ay gawain ng mga henerasyon. At nangangahulugan iyon ng pagkakaroon ng mata para sa kung ano ang, at hindi, hindi kailangan. "Mahalagang maunawaan na may iba't ibang uri ng mga talaan," sabi ni Evans. “Nariyan ang mga talaan na ginagawa ng lodge bilang bahagi ng kanilang pang-araw-araw na negosyo, tulad ng membership roll at tiler's books, at pagkatapos ay may mga bagay at curiosity na kinokolekta nito sa paglipas ng mga taon." Ang pagkakaiba-iba na ito ay mahalaga, dahil bilang mga nonprofit na entity, ang mga Masonic lodge ay may mas malaking responsibilidad na panatilihin ang isang uri ng record kaysa sa isa.
Upang matulungan ang mga opisyal ng lodge na maunawaan ang mga pagkakaibang iyon, lumikha si Evans ng isang Iskedyul ng Pagpapanatili na maaaring sumangguni ang mga lodge sa mga listahang iyon kung anong mga uri ng mga talaan ang kailangang itago at kung gaano katagal. (Ang iskedyul ng pagpapanatili ay matatagpuan sa iMember, sa ilalim ng tile na "Mga Mapagkukunan", na may pamagat na "Impormasyon sa Pagpapanatili ng Imbentaryo at Mga Tala.") Si Evans ay mayroon ding nagsulat ng gabay nagpapaliwanag kung anong mga uri ng mga talaan ang dapat itago, at kung paano ito gagawin. Ang ilang mga rekord, tulad ng taunang at kalahating-taunang ulat sa pananalapi, ay itinuturing na mga permanenteng talaan at dapat na panatilihing walang hanggan. Ang iba pang mga uri ng mga rekord, tulad ng mga deposito sa bangko, ay dapat hawakan nang hindi bababa sa pitong taon—ngunit maaaring itapon pagkatapos nito. "Ang iskedyul na ito ay ginawa bilang isang paraan ng pagsagot sa tanong kung gaano katagal kailangang panatilihin ang mga dokumento," paliwanag ni Evans.
Ang iskedyul ng pagpapanatili ay tumatalakay lamang sa mga opisyal na dokumento, gayunpaman—hindi mga bagay tulad ng mga liham, litrato, o iba pang kagamitan sa lodge. Kung ganoon, nasa mga miyembro ng lodge kung ano ang dapat itago o hindi—bagama't bilang isang archivist, si Evans ay may posibilidad na pabor sa pag-aayos at pag-iingat ng mga bagay na iyon. Kung sama-sama, kinakatawan nila ang materyal na kultura ng lodge at tumutulong sa pagsasalaysay ng mas kumpletong kuwento ng nakaraan nito. "Sa pangkalahatan, inirerekumenda kong hawakan ang ephemera ng lodge," sabi ni Evans, na binabanggit ang mga bagay tulad ng "mga brochure ng kaganapan, mga menu, mga album ng larawan, at mga scrapbook. Iyan ang nagkukwento ng iyong lodge."
Kapag naayos mo na ang mga kalat at natukoy kung anong mga tala ang kailangang itago at kung alin ang maaaring itapon, mahalagang itabi ang mga ito nang maayos. Ito ay maaaring isang medyo makabuluhang pagsisikap, ngunit isa na sulit ang gastos.
Mayroong dalawang mahalagang tuntunin na dapat sundin pagdating sa pag-archive ng materyal: Una, iwasan ang mga bagay sa direktang sikat ng araw, na nagiging sanhi ng pagkupas, pagbitak, at pagkawatak-watak ng materyal, at malayo sa basa, na maaaring maging sanhi ng paglaki ng amag. Ang iba pang bugaboo ay mga peste o rodent, na maaaring ngumunguya ng halos kahit ano. Saanman iimbak ang iyong lodge, ang mga tala nito ay dapat na tuyo, malamig, at walang pagkain, halaman, o anumang bagay na maaaring makaakit ng mga insekto o nilalang.
Sa pangkalahatan, sabi ni Evans, mag-imbak ng archival material sa mga karton na kahon kaysa sa mga plastic bin. Kahit na mas matibay kaysa sa karton, hindi pinapayagan ng mga plastic na lalagyan ang tamang sirkulasyon ng hangin at maaaring humantong sa paglaki ng amag. Lagyan ng label ang mga kahon ng listahan ng mga nilalaman nito upang malaman mo kung ano ang nasa mga ito nang hindi kinakailangang halukayin ang mga ito, at pagkatapos ay itabi ang mga ito nang ligtas. “Sa huli, email na lang ako kung may mga tanong ang mga lodge tungkol sa kung ano ang dapat o hindi dapat itapon at kung paano maayos na iimbak ang mga talaang iyon na kailangang itago."
Para sa mas detalyadong paliwanag ng mga pamamaraan at mapagkukunan ng pag-iimbak, kumonsulta sa guidebook na ito na ginawa ng Scottish Rite Masonic Museum and Library. Para sa mga tanong tungkol sa mga archive ng iyong lodge, makipag-ugnayan kay Joe Evans, collections manager ng Henry W. Coil Library at Museum of Freemasonry, sa jevans@freemason.org.
Inanunsyo lang: Ang 11th International Conference on Freemasonry, na gaganapin sa Abril 8, 2023 sa UCLA, ay tuklasin ang isang katulad na tema, "Mula sa Grand Lodge Attic." Batay sa masigasig na tugon ng madla sa pagtatanghal ni Dr. Heather Calloway noong nakaraang tagsibol sa kanyang trabaho bilang direktor ng Center for Fraternal Collections and Research sa Indiana University, ang forum sa taong ito ay sumisid ng mas malalim sa tema ng kulturang materyal ng Mason.
Ang mga tagapagsalita ay inaasahang kasama si Mark Dennis, tagapangasiwa ng Museo ng Freemasonry sa London; Leigh Ann Gardener, isang mananalaysay na dalubhasa sa pagdodokumento ng ika-19 at ika-20 siglong African American benevolent at fraternal na mga grupo ng materyal na kultura at mga sementeryo sa estado ng Tennessee; Adam Kendall, ang executive director ng Oakland Scottish Rite Historical Foundation at isang miyembro ng Phoenix No. 144 sa San Francisco; Aimee Newell, ang direktor ng mga koleksyon at eksibisyon sa Museo ng Rebolusyong Amerikano sa Philadelphia (at dating ng Scottish Rite Masonic Museum at Library sa Lexington, Mass.)
Ang kaganapan ay naka-iskedyul para sa Abril 8, 2023, sa UCLA. Higit pang impormasyon at petsa ng pagbebenta ng tiket ay iaanunsyo sa lalong madaling panahon. Kaya't manatiling nakatutok para sa higit pang impormasyon tungkol diyan!
Manatili sa pagsubaybay sa negosyo ng lodge at maghanda para sa mahahalagang deadline. Narito ang iyong checklist sa Oktubre.
Executive Committee
- Gumawa ng mga plano para sa iyong lodge master, warden, o iba pang kinatawan na dumalo Taunang Komunikasyon. Ang iyong boto ay mahalaga sa kinabukasan ng Freemasonry sa California.
Senior Warden, kasama ang Executive Committee
- Kilalanin at lapitan ang mga miyembro para sa 2023 Audit, Pagpapanatili ng Membership, at anumang iba pang komite.
- Himukin ang mapagpalagay na master, wardens, at senior deacon na isagawa ang kanilang Master Mason's proficiency sa lalong madaling panahon, kung hindi pa nakumpleto.
- Himukin ang mapagpalagay na master, warden, at senior deacon na maging kwalipikado nang maaga kasama ng inspektor sa ritwal ng kanilang opisina.
- Himukin ang kani-kanilang mga opisyal na sagutin nang maaga ang mga tanong ng master, senior warden, at junior warden.
- Magtakda ng kalendaryo para sa 2023 at tukuyin ang mga pinuno ng kaganapan.
- Ipagpatuloy ang paghahanda para sa 2023 budget.
- Tapusin ang iyong petsa/lugar ng pag-install at ihanda ang pangkat ng pag-install.
- Suriin ang pag-unlad ng lahat ng kandidato tungo sa pagsulong.
Junior Warden
- Ipagpatuloy ang pagsubaybay sa 100 porsiyentong pagbibigay ng opisyal sa Taunang Pondo, kasama ang mga opisyal na nagpapakita ng halimbawa sa pamamagitan ng mga regalong kumakatawan sa kanilang kakayahan pati na rin ang kanilang pangako sa ating mga programang pangkawanggawa.
sekretarya
- Ang Grand Lodge ay nakasentro sa proseso ng mga dues upang payagan ang mga miyembro na direktang magbayad ng kanilang taunang mga dues sa system sa pamamagitan ng credit card. Tingnan ang mga nakaraang isyu ng ang nangunguna para sa karagdagang impormasyon.
- Maghanda na magpadala ng mga abiso sa mga bayarin at magsimulang mangolekta ng mga bayarin ng miyembro simula sa Okt. 31.
ingat-yaman
- Kung ang iyong lodge ay may mga empleyado at hindi gumagamit ng Paychex Payroll System, magsampa ng quarterly federal payroll tax form 941 (maliban kung inaprubahan ng IRS ang taunang paghahain ng form 944, na dapat bayaran sa Pebrero).
- Kung ang iyong lodge ay may mga empleyado at hindi gumagamit ng Paychex Payroll System, mag-file ng quarterly state payroll tax form DE9/DE9C at deposit form DE88.
- Kung hindi pa nababayaran ang lodge per capita, isumite ang bayad sa lalong madaling panahon.
Mga tanong? Makipag-ugnayan sa Member Services sa memberservices@freemason.org o (415) 776-7000.
Para sa Iyong Trestleboard
Gamitin ang nilalamang ito upang maikalat ang balita tungkol sa mga mapagkukunang ibinigay ng California Masonic Foundation, ang Masonic Homes of California, at higit pa.
Bago: Mga Serbisyo sa MCYAF Across the Lifespan
Bago: Masonic Youth Order Resources Library
Bago: Ang Pavilion sa Masonic Homes
California Masonic Foundation Cornerstone Society
Noong nakaraang buwan, tinanong namin kung ang iyong lodge ay may nakalagay na plano para sa paghahanda sa emerhensiya. Tingnan ang mga resulta sa ibaba.
- Oo - 11%
- Hindi - 75%
- Hindi Alam - 14%