Oktubre 2022: Pangangalaga sa Mga Talaan ng Iyong Lodge

Ang Henry Wilson Coil Library at Museo ng Freemasonry ay tahanan ng libu-libong mga aklat, archive, at mga bagay ng Masonic na, kapag pinagsama-sama, ay nagsasabi sa kuwento ng Freemasonry sa California at higit pa. Ngunit ang pagtitipon ng koleksyon na iyon ay gawain ng mga henerasyon. At nangangahulugan iyon ng pagkakaroon ng mata para sa kung ano ang, at hindi, hindi kailangan. "Mahalagang maunawaan na may iba't ibang uri ng mga talaan," sabi ni Evans. “Nariyan ang mga talaan na ginagawa ng lodge bilang bahagi ng kanilang pang-araw-araw na negosyo, tulad ng membership roll at tiler's books, at pagkatapos ay may mga bagay at curiosity na kinokolekta nito sa paglipas ng mga taon." Ang pagkakaiba-iba na ito ay mahalaga, dahil bilang mga nonprofit na entity, ang mga Masonic lodge ay may mas malaking responsibilidad na panatilihin ang isang uri ng record kaysa sa isa.

Upang matulungan ang mga opisyal ng lodge na maunawaan ang mga pagkakaibang iyon, lumikha si Evans ng isang Iskedyul ng Pagpapanatili na maaaring sumangguni ang mga lodge sa mga listahang iyon kung anong mga uri ng mga talaan ang kailangang itago at kung gaano katagal. (Ang iskedyul ng pagpapanatili ay matatagpuan sa iMember, sa ilalim ng tile na "Mga Mapagkukunan", na may pamagat na "Impormasyon sa Pagpapanatili ng Imbentaryo at Mga Tala.") Si Evans ay mayroon ding nagsulat ng gabay nagpapaliwanag kung anong mga uri ng mga talaan ang dapat itago, at kung paano ito gagawin. Ang ilang mga rekord, tulad ng taunang at kalahating-taunang ulat sa pananalapi, ay itinuturing na mga permanenteng talaan at dapat na panatilihing walang hanggan. Ang iba pang mga uri ng mga rekord, tulad ng mga deposito sa bangko, ay dapat hawakan nang hindi bababa sa pitong taon—ngunit maaaring itapon pagkatapos nito. "Ang iskedyul na ito ay ginawa bilang isang paraan ng pagsagot sa tanong kung gaano katagal kailangang panatilihin ang mga dokumento," paliwanag ni Evans.

Ang iskedyul ng pagpapanatili ay tumatalakay lamang sa mga opisyal na dokumento, gayunpaman—hindi mga bagay tulad ng mga liham, litrato, o iba pang kagamitan sa lodge. Kung ganoon, nasa mga miyembro ng lodge kung ano ang dapat itago o hindi—bagama't bilang isang archivist, si Evans ay may posibilidad na pabor sa pag-aayos at pag-iingat ng mga bagay na iyon. Kung sama-sama, kinakatawan nila ang materyal na kultura ng lodge at tumutulong sa pagsasalaysay ng mas kumpletong kuwento ng nakaraan nito. "Sa pangkalahatan, inirerekumenda kong hawakan ang ephemera ng lodge," sabi ni Evans, na binabanggit ang mga bagay tulad ng "mga brochure ng kaganapan, mga menu, mga album ng larawan, at mga scrapbook. Iyan ang nagkukwento ng iyong lodge."

Kapag naayos mo na ang mga kalat at natukoy kung anong mga tala ang kailangang itago at kung alin ang maaaring itapon, mahalagang itabi ang mga ito nang maayos. Ito ay maaaring isang medyo makabuluhang pagsisikap, ngunit isa na sulit ang gastos.

Mayroong dalawang mahalagang tuntunin na dapat sundin pagdating sa pag-archive ng materyal: Una, iwasan ang mga bagay sa direktang sikat ng araw, na nagiging sanhi ng pagkupas, pagbitak, at pagkawatak-watak ng materyal, at malayo sa basa, na maaaring maging sanhi ng paglaki ng amag. Ang iba pang bugaboo ay mga peste o rodent, na maaaring ngumunguya ng halos kahit ano. Saanman iimbak ang iyong lodge, ang mga tala nito ay dapat na tuyo, malamig, at walang pagkain, halaman, o anumang bagay na maaaring makaakit ng mga insekto o nilalang.

Sa pangkalahatan, sabi ni Evans, mag-imbak ng archival material sa mga karton na kahon kaysa sa mga plastic bin. Kahit na mas matibay kaysa sa karton, hindi pinapayagan ng mga plastic na lalagyan ang tamang sirkulasyon ng hangin at maaaring humantong sa paglaki ng amag. Lagyan ng label ang mga kahon ng listahan ng mga nilalaman nito upang malaman mo kung ano ang nasa mga ito nang hindi kinakailangang halukayin ang mga ito, at pagkatapos ay itabi ang mga ito nang ligtas. “Sa huli, email na lang ako kung may mga tanong ang mga lodge tungkol sa kung ano ang dapat o hindi dapat itapon at kung paano maayos na iimbak ang mga talaang iyon na kailangang itago."

Para sa mas detalyadong paliwanag ng mga pamamaraan at mapagkukunan ng pag-iimbak, kumonsulta sa guidebook na ito na ginawa ng Scottish Rite Masonic Museum and Library. Para sa mga tanong tungkol sa mga archive ng iyong lodge, makipag-ugnayan kay Joe Evans, collections manager ng Henry W. Coil Library at Museum of Freemasonry, sa jevans@freemason.org.