Ang batas ng California ay nagpapahintulot sa mga pulong ng mga lupon ng mga direktor na maganap nang halos (sa madaling salita, sa pamamagitan ng telepono o video-conferencing), maliban kung ang mga naturang pulong ay ipinagbabawal ng mga artikulo o tuntunin ng partikular na korporasyon. Ang aming karaniwang mga artikulo at tuntunin ng Hall Association ay hindi nagbabawal sa mga virtual na pagpupulong ng board at hinihikayat namin ang mga Hall board na patuloy na magpulong nang halos sa panahon ng krisis sa COVID-19. Nasa ibaba ang ilang alituntunin para sa pagdaraos ng mga virtual na pagpupulong ng board habang nananatiling may bisa ang mga paghihigpit na nauugnay sa COVID-19. 

1. Una, suriin ang Mga Artikulo ng Incorporation at Bylaw ng iyong Hall
   
   
   • Kung ang iyong Hall ay lumihis mula sa aming form na mga artikulo at tuntunin, ang unang hakbang ay upang kumpirmahin na ang mga artikulo at tuntunin ng iyong Hall ay hindi nagbabawal sa paglahok sa mga pulong ng lupon ng mga direktor sa pamamagitan ng komunikasyon sa telepono o video.

2. Ang lahat ng mga Direktor ay dapat na marinig ang isa't isa kapag nagpupulong sa pamamagitan ng kumperensya sa telepono

• • Ang isa sa mga teknikal na kinakailangan ng batas ng California ay ang pakikilahok sa mga pulong ng lupon sa pamamagitan ng telepono ng kumperensya ay bubuo ng presensya sa pulong ng lupon "hangga't ang lahat ng miyembrong kalahok sa pulong ay makakarinig sa isa't isa." Samakatuwid, ang tagapangulo ng pulong ay dapat kumpirmahin ang katotohanang ito sa simula ng pulong at ang kumpirmasyon na ito ay dapat ipakita sa mga minuto ng pulong.

3. Ang lahat ng mga Direktor ay dapat na makipag-usap sa isa't isa at lumahok sa isang pulong na isinasagawa sa pamamagitan ng komunikasyon sa screen ng video

• • Dalawang partikular na kinakailangan ang dapat matugunan upang makapagsagawa ng wastong pagpupulong sa pamamagitan ng komunikasyon sa screen ng video.
    
    
  • Ang lahat ng mga direktor ay dapat na makipag-ugnayan sa lahat ng iba pang mga miyembro. Samakatuwid, ang indibidwal na namumuno sa pulong ay dapat kumpirmahin ang katotohanang ito sa simula ng pulong at ang kumpirmasyon na ito ay dapat na maipakita sa mga minuto ng pulong.
    
    
  • Ang bawat direktor ay dapat ding bigyan ng paraan ng pakikilahok sa lahat ng usapin sa harap ng lupon, kabilang ang kakayahang magmungkahi, o magsalungat ng pagtutol sa, isang partikular na aksyon na isasagawa.

4. Dapat ibigay ang paunang abiso ng pagpupulong

• • Kung ang pulong ay hindi isang regular na pagpupulong ng lupon, ang batas ng California at ang aming mga tuntunin sa form ay nagbibigay na ang paunang abiso ay dapat ibigay na may anim na araw na paunang abiso sa pamamagitan ng koreo o 48 oras na paunang abiso na personal o sa pamamagitan ng telepono, kabilang ang voicemail. Dapat isama sa paunang abiso na ito ang impormasyon sa pag-dial-in ng conference call o mga tagubilin para sa pakikilahok sa pamamagitan ng komunikasyon sa screen ng video. Kung ang wastong paunawa ay hindi ibinigay o praktikal sa ilalim ng mga pangyayari, ang mga waiver ng paunawa ng mga direktor ay dapat makuha at panatilihin kasama ang mga minuto ng pulong.

5. Ang mga kinakailangan sa Korum at Proxy ay nananatiling pareho

• • Dalawang-katlo ng awtorisadong bilang ng mga direktor ang bumubuo ng isang korum para sa transaksyon ng negosyo, maliban sa pag-adjourn. Ang karamihan ng mga direktor na naroroon sa isang pulong ay kinakailangang aprubahan ang anumang aksyon. Ang isang direktor ay hindi dapat magbigay ng isang proxy sa isa pang direktor. 

Unanimous Written Consent bilang Kapalit ng Pagpupulong

Ang isa pang pagpipilian sa mahirap na oras na ito ay para sa isang board na kumilos sa pamamagitan ng nagkakaisang nakasulat na pahintulot. Ang mga tuntunin ng Form Hall ay nagpapahintulot sa mga Hall board na gumawa ng isang aksyon nang walang pulong kung ang lahat ng mga direktor ay pumayag nang nakasulat sa naturang aksyon. Ang nasabing mga nakasulat na pahintulot ay dapat na baybayin nang eksakto kung anong aksyon ang ginagawa o inaaprobahan ng lupon, pirmahan ng lahat ng mga direktor upang maging epektibo, at kapag napirmahan ng lahat ng mga direktor ay dapat ihain sa iba pang minuto ng Lupon. 

Mga Panauhin sa Board Meeting

Sa wakas, napapansin namin na ang mga tuntunin sa Hall ng form ay nagbibigay sa lahat ng miyembro ng Lodge, ng District Inspector, at ang itinalagang kinatawan ng Grand Master (kung mayroon) ng karapatang dumalo sa mga pulong ng hall board at magtanong ng mga may kinalamang katanungan tungkol sa mga bagay na pinag-iisipan sa panahon ng pulong. Ang nasabing "mga panauhin" ng isang Hall board meeting ay walang karapatang lumahok sa mga deliberasyon o bumoto. Dahil sa mga karapatang ito ng "panauhin", ang abiso at i-dial-in na impormasyon para sa virtual Hall board meeting ay dapat ipamahagi sa mga potensyal na bisitang ito sa pagpupulong.