Outubro de 2022: Cuidando dos Registros do Seu Lodge

Conteúdo
    Adicione um cabeçalho para começar a gerar o índice
    Voltar ao Topo

    Cuidando dos Registros de sua Loja

    É humano acumular coisas. As lojas maçônicas não são diferentes. Apenas em alguns casos, eles acumularam um século ou mais de coisas acumuladas no sótão. De livros a papéis, fotos e todos os tipos de bugigangas, é difícil até mesmo para o secretário de loja mais experiente saber o que fazer com tudo isso.

    Mas antes de chamar os caras da remoção de lixo, reserve um segundo para fazer um inventário de quais materiais sua loja está guardando, já que quando se trata de registros maçônicos, nem tudo é igual. Aqui, Joseph Evans, o gerente de coleções do Biblioteca Henry Wilson Coil e Museu da Maçonaria e o arquivista-chefe da Grande Loja da Califórnia, nos dá a mínima sobre o que podemos - e não podemos - limpar do porão.

    Entendendo o que é o que no sótão do Lodge

    A Biblioteca Henry Wilson Coil e Museu da Maçonaria é o lar de milhares de livros, arquivos e objetos maçônicos que, juntos, contam a história da Maçonaria na Califórnia e além. Mas acumular essa coleção tem sido o trabalho de gerações. E isso significa ter um olho para o que é e o que não é estranho. “É importante entender que existem diferentes tipos de registros”, diz Evans. “Existem os registros que uma loja cria como parte de seus negócios diários, como listas de membros e livros de ladrilhos, e há objetos e curiosidades que ele coleciona ao longo dos anos.” Essa diferenciação é importante, pois como entidades sem fins lucrativos, as lojas maçônicas têm maior responsabilidade de preservar um tipo de registro em detrimento do outro.

    Para ajudar os oficiais das lojas a entender essas distinções, Evans criou um Cronograma de retenção que as lojas podem consultar que lista que tipos de registros precisam ser mantidos e por quanto tempo. (O cronograma de retenção está localizado no iMember, no bloco "Recursos", intitulado "Informações de retenção de inventário e registros".) Evans também escreveu um guia explicando que tipos de registros devem ser mantidos e como fazê-lo. Alguns registros, como relatórios financeiros anuais e semestrais, são considerados registros permanentes e devem ser mantidos para sempre. Outros tipos de registros, como depósitos bancários, devem ser mantidos por pelo menos sete anos, mas podem ser descartados depois disso. “Esse cronograma foi elaborado como forma de responder à questão de quanto tempo os documentos precisam ser guardados”, explica Evans.

    O cronograma de retenção lida apenas com documentos oficiais, não coisas como cartas, fotografias ou outros apetrechos da loja. Nesse caso, cabe aos membros da loja o que manter ou não – embora como arquivista, Evans tende a favorecer a organização e preservação dessas coisas. Juntos, eles representam a cultura material da pousada e ajudam a contar uma história mais completa de seu passado. “De um modo geral, eu recomendaria manter as coisas efêmeras da pousada”, diz Evans, citando coisas como “os folhetos do evento, menus, álbuns de fotos e álbuns de recortes. Esses contam a história de sua loja.”

    Depois de organizar a bagunça e determinar quais registros precisam ser mantidos e quais podem ser descartados, é importante armazená-los adequadamente. Isso pode ser um esforço bastante significativo, mas que vale a pena o custo.

    Existem duas regras importantes a serem seguidas quando se trata de arquivar material: primeiro, mantenha as coisas longe da luz direta do sol, que faz com que o material desbote, rache e se desintegre, e longe da umidade, que pode causar o crescimento de mofo. O outro bugaboo são pragas ou roedores, que podem mastigar praticamente qualquer coisa. Onde quer que sua loja armazene seus registros, deve estar seco, fresco e livre de alimentos, plantas ou qualquer outra coisa que possa atrair insetos ou bichos.

    Em geral, diz Evans, armazene o material de arquivo em caixas de papelão em vez de caixas de plástico. Embora mais resistentes que o papelão, os recipientes de plástico não permitem a circulação de ar adequada e podem levar ao crescimento de mofo. Rotule as caixas com uma lista de seu conteúdo para que você saiba o que há nelas sem ter que vasculhá-las e, em seguida, guarde-as em um local seguro. “No final, estou a apenas um e-mail de distância se os lodges tiverem alguma dúvida sobre o que deve ou não ser jogado e como armazenar adequadamente os registros que precisam ser mantidos.”

    Para uma explicação muito mais detalhada dos métodos e recursos de armazenamento, consulte este guia produzido pelo Scottish Rite Masonic Museum and Library. Para perguntas sobre os arquivos de sua loja, entre em contato com Joe Evans, gerente de coleções da Henry W. Coil Library and Museum of Freemasonry, em jevans@freemason.org.

    Interessado em Arquivos Maçônicos? Você está com sorte!

    Acabado de anunciar: A 11ª Conferência Internacional sobre Maçonaria, a ser realizada em 8 de abril de 2023 na UCLA, explorará um tema semelhante, “Do Sótão da Grande Loja”. Com base na resposta entusiasmada do público à apresentação da Dra. Heather Calloway na primavera passada sobre seu trabalho como diretora do Centro de Coleções e Pesquisas Fraternas na Universidade de Indiana, o fórum deste ano mergulhará ainda mais fundo no tema da cultura material maçônica.

    Os palestrantes devem incluir Mark Dennis, curador do Museu da Maçonaria em Londres; Leigh Ann Gardener, historiadora especializada em documentar a cultura material e os cemitérios de grupos benevolentes e fraternos afro-americanos dos séculos 19 e 20 no estado do Tennessee; Adam Kendall, diretor executivo da Fundação Histórica do Rito Escocês de Oakland e um membro de Fênix nº 144 em São Francisco; Aimee Newell, diretora de coleções e exposições do Museu da Revolução Americana na Filadélfia (e anteriormente da Museu e Biblioteca Maçônico do Rito Escocês em Lexington, Massachusetts.)

    O evento está programado para 8 de abril de 2023, na UCLA. Mais informações e data de venda de ingressos serão anunciados em breve. Então fique ligado para mais informações sobre isso!

    Lista de Verificação dos Oficiais de Outubro

    Fique a par dos negócios da pousada e prepare-se para prazos importantes. Aqui está sua lista de verificação de outubro. 

    Comité Executivo

    • Faça planos para que seu mestre de loja, guardas ou outros representantes participem Comunicação Anual. Seu voto é importante para o futuro da Maçonaria na Califórnia. 

    Diretor Sênior, juntamente com o Comitê Executivo

    • Identifique e aborde os membros para a Auditoria de 2023, Retenção de Sócios e quaisquer outros comitês.
    • Incentive o mestre presuntivo, os guardas e o diácono sênior a realizar a proficiência de seu Mestre Maçom em breve, se ainda não estiver concluído.
    • Incentive o suposto mestre, os guardas e o diácono sênior a se qualificarem antecipadamente com o inspetor no ritual de seu escritório.
    • Incentive os respectivos oficiais a responderem às perguntas do mestre, do diretor sênior e do diretor subalterno com antecedência.
    • Defina o calendário para 2023 e identifique os líderes do evento.
    • Continuar a preparar o orçamento de 2023.
    • Finalize sua data/local de instalação e prepare a equipe de instalação.
    • Revise o progresso de todos os candidatos em direção ao avanço. 

    Vigilante Júnior

    • Continue rastreando 100% das doações dos dirigentes ao Fundo Anual, com os dirigentes dando o exemplo por meio de doações que representam sua capacidade e seu compromisso com nossos programas de caridade. 

    Secretária

    • A Grand Lodge centralizou o processo de quotas para permitir que os membros paguem suas quotas anuais diretamente no sistema via cartão de crédito. Veja as edições anteriores de o líder para obter mais informações. 
    • Prepare-se para enviar avisos de quotas e comece a cobrar as quotas dos associados a partir de 31 de outubro.

    Tesoureiro

    • Se sua pousada tem funcionários e não está usando o Paychex Payroll System, arquive o formulário trimestral de imposto de folha de pagamento federal 941 (a menos que o IRS tenha aprovado um arquivamento anual do formulário 944, com vencimento em fevereiro).
    • Se sua pousada tem funcionários e não está usando o Sistema de Folha de Pagamento Paychex, arquive o formulário de imposto de folha de pagamento estadual trimestral DE9/DE9C e o formulário de depósito DE88.
    • Se o alojamento per capita ainda não foi pago, envie o pagamento o mais rápido possível.

    Perguntas? Entre em contato com os Serviços para Membros em memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.

    Para sua prancha

    Use este conteúdo para divulgar os recursos fornecidos pela Fundação Maçônica da Califórnia, as Casas Maçônicas da Califórnia e muito mais.

    Novo: Serviços no MCYAF ao longo da vida

    Novo: Biblioteca de Recursos da Ordem da Juventude Maçônica

    Novo: O Pavilhão das Casas Maçônicas

    Fundação Maçônica da Califórnia Sociedade Cornerstone

    Recursos para Casas Maçônicas da Califórnia

    Rede de Valor Maçônico

    Pergunta do mês

    No mês passado, perguntamos se sua pousada possui um plano de preparação para emergências. Veja os resultados abaixo.

    • Sim - 11%
    • Não - 75%
    • Não sei - 14%

    Aqui está sua próxima pergunta da pesquisa