Outubro de 2022: Cuidando dos Registros do Seu Lodge

O Biblioteca Henry Wilson Coil e Museu da Maçonaria é o lar de milhares de livros, arquivos e objetos maçônicos que, juntos, contam a história da Maçonaria na Califórnia e além. Mas acumular essa coleção tem sido o trabalho de gerações. E isso significa ter um olho para o que é e o que não é estranho. “É importante entender que existem diferentes tipos de registros”, diz Evans. “Existem os registros que uma loja cria como parte de seus negócios diários, como listas de membros e livros de ladrilhos, e há objetos e curiosidades que ele coleciona ao longo dos anos.” Essa diferenciação é importante, pois como entidades sem fins lucrativos, as lojas maçônicas têm maior responsabilidade de preservar um tipo de registro em detrimento do outro.

Para ajudar os oficiais das lojas a entender essas distinções, Evans criou um Cronograma de retenção que as lojas podem consultar que lista que tipos de registros precisam ser mantidos e por quanto tempo. (O cronograma de retenção está localizado no iMember, no bloco "Recursos", intitulado "Informações de retenção de inventário e registros".) Evans também escreveu um guia explicando que tipos de registros devem ser mantidos e como fazê-lo. Alguns registros, como relatórios financeiros anuais e semestrais, são considerados registros permanentes e devem ser mantidos para sempre. Outros tipos de registros, como depósitos bancários, devem ser mantidos por pelo menos sete anos, mas podem ser descartados depois disso. “Esse cronograma foi elaborado como forma de responder à questão de quanto tempo os documentos precisam ser guardados”, explica Evans.

O cronograma de retenção lida apenas com documentos oficiais, não coisas como cartas, fotografias ou outros apetrechos da loja. Nesse caso, cabe aos membros da loja o que manter ou não – embora como arquivista, Evans tende a favorecer a organização e preservação dessas coisas. Juntos, eles representam a cultura material da pousada e ajudam a contar uma história mais completa de seu passado. “De um modo geral, eu recomendaria manter as coisas efêmeras da pousada”, diz Evans, citando coisas como “os folhetos do evento, menus, álbuns de fotos e álbuns de recortes. Esses contam a história de sua loja.”

Depois de organizar a bagunça e determinar quais registros precisam ser mantidos e quais podem ser descartados, é importante armazená-los adequadamente. Isso pode ser um esforço bastante significativo, mas que vale a pena o custo.

Existem duas regras importantes a serem seguidas quando se trata de arquivar material: primeiro, mantenha as coisas longe da luz direta do sol, que faz com que o material desbote, rache e se desintegre, e longe da umidade, que pode causar o crescimento de mofo. O outro bugaboo são pragas ou roedores, que podem mastigar praticamente qualquer coisa. Onde quer que sua loja armazene seus registros, deve estar seco, fresco e livre de alimentos, plantas ou qualquer outra coisa que possa atrair insetos ou bichos.

Em geral, diz Evans, armazene o material de arquivo em caixas de papelão em vez de caixas de plástico. Embora mais resistentes que o papelão, os recipientes de plástico não permitem a circulação de ar adequada e podem levar ao crescimento de mofo. Rotule as caixas com uma lista de seu conteúdo para que você saiba o que há nelas sem ter que vasculhá-las e, em seguida, guarde-as em um local seguro. “No final, estou a apenas um e-mail de distância se os lodges tiverem alguma dúvida sobre o que deve ou não ser jogado e como armazenar adequadamente os registros que precisam ser mantidos.”

Para uma explicação muito mais detalhada dos métodos e recursos de armazenamento, consulte este guia produzido pelo Scottish Rite Masonic Museum and Library. Para perguntas sobre os arquivos de sua loja, entre em contato com Joe Evans, gerente de coleções da Henry W. Coil Library and Museum of Freemasonry, em jevans@freemason.org.