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Junho de 2019: Abrindo as portas do seu Lodge

As lojas podem e realizam eventos públicos de todos os tipos, desde noites de prospects até eventos de arrecadação de fundos para grupos comunitários locais e organizações sem fins lucrativos. Não importa o que seja, siga algumas dicas para garantir que ele saia sem problemas.

• Dê um tempo a si mesmo: No mínimo, um lead time de três meses é necessário para planejar um evento público. Você pode precisar de ainda mais tempo se estiver co-hospedando com outra organização – muitas mãos podem tornar o trabalho mais leve, mas tendem a afetar a agenda das pessoas. Comece com esta lista de verificação do calendário de eventos como referência.
• Obtenha no radar: Agende seu evento quando seu lodge estiver atualizando seu calendário anual. Isso garante que seu evento esteja na mente de todos logo no início do ano.
• Não se esqueça da publicidade: Estabeleça um orçamento para o programa que inclua tanto a publicidade quanto os custos de realização do evento. Os custos de publicidade podem ser mais caros do que você pensa, mas os calendários dos jornais da cidade e o uso das mídias sociais são maneiras econômicas de divulgar seu evento.
• Delegar: Crie um subcomitê e nomeie um presidente para o evento. Eles podem se reportar antes ou durante suas reuniões para garantir que todos estejam informados. A comunicação é de longe a coisa mais importante no planejamento de um evento.
• Divulgue a palavra: O evento mais bem planejado não vale muito se ninguém aparecer. Ao promover seu evento, é importante conhecer o público desejado e alcançá-lo onde ele estiver. Por exemplo, um evento voltado para a família pode ser divulgado no Facebook, onde os pais estão constantemente à procura de notícias. Se for uma noite de prospects e você estiver tentando atrair um público mais jovem, considere anunciar em uma faculdade ou universidade local.
• Crie um calendário de publicidade: Um anúncio “save the date” pode ser veiculado quatro ou mais meses antes de um evento. No entanto, a maior parte de seus esforços de publicidade deve começar cerca de três meses antes do evento e aumentar gradualmente à medida que a data se aproxima.
• O boca a boca é melhor: A forma de publicidade mais econômica – e simplesmente eficaz – são as recomendações pessoais. Portanto, incentive os membros a divulgarem eles mesmos; um convite pessoal de um membro terá a melhor resposta. Isso começa com a garantia de que os membros saibam sobre o evento: publique um convite ou anúncio no site de sua loja, divulgue-o em seu quadro de trestleboard e publique um anúncio em algum lugar do prédio da loja.
• Tenha pontos de discussão: Use este kit de mídia para ajudar a responder a possíveis perguntas feitas pela mídia, se estiverem presentes. As informações do kit também podem ser distribuídas em um evento noturno de prospects.

Alguns outros preparativos logísticos ajudam bastante a sediar um evento público de sucesso:

• Certifique-se de que o edifício da pousada esteja limpo por dentro e por fora e bem iluminado.
• Solicite reservas para saber quantos esperar.
• Membros da estação na porta para cumprimentar os convidados à medida que chegam.
• Prepare crachás da lista de reservas e entregue-os aos membros em potencial e suas famílias quando chegarem. E tenha alguns extras em branco, para retardatários e pessoas que não responderam. Faça os crachás dos membros diferentes dos convidados para que as pessoas possam identificá-los como maçons – talvez de uma cor diferente.
• Posicione uma mesa na porta com literatura maçônica para os convidados pegarem.