O líder
Contabilidade Facilitada
Um novo ano traz consigo uma nova linha de oficiais de loja, uma nova lista de objetivos. Mas não deixe que a sensação de otimismo e oportunidade cegue sua loja para a outra coisa que o ano novo traz: a temporada de impostos. Se as planilhas fizerem seu coração acelerar ou se uma pilha de recibos lhe causar enxaqueca, não se preocupe, há ajuda disponível. Desde o preenchimento de impostos até o acompanhamento de suas despesas e receitas anuais, a equipe de serviços financeiros da Grand Lodge pode tornar o ano novo menos estressante.
“O maior desafio que vejo as lojas enfrentam é que elas não atualizam seus registros financeiros mensalmente”, diz Maribel Pasamic, controladora da Grande Loja da Califórnia. “Eles esperam até o final do ano e lutam para fazê-lo a tempo.” O resultado é um monte de estresse desnecessário. Mas não precisa ser assim. As lojas da Califórnia têm acesso a um conjunto de ferramentas para facilitar esse tipo de contabilidade. No centro desta caixa de ferramentas está o Intacct, um sistema de contabilidade integrado. Com o Intact, os lodges podem controlar suas despesas facilmente. E uma vez que está integrado com o iMember 2.0, também torna o registo das suas receitas de quotas mais simples, fornecendo-lhe uma fatura para cada pagamento.
Além da facilidade de uso, o Intacct torna mais simples pedir ajuda. Sendo baseado em nuvem, a equipe de serviços financeiros do Grand Lodge pode acessar os registros de um lodge remotamente através do Intact. Isso também significa que as lojas experimentam uma transição perfeita quando há uma mudança de tesoureiro ou secretário – os novos dirigentes não precisam mais entender uma pilha de planilhas e arquivos Quickbooks de seus antecessores.
É exatamente isso que atrai o programa para Eugene Jeanne, diretor júnior da Petaluma-Hamilton Nº 180 e um membro do conselho da Hall Association lá. Quando se envolveu pela primeira vez com o gerenciamento das finanças do salão, descobriu que elas estavam sendo tratadas em parte manualmente e em parte por meio de Quickbooks, embora apenas um membro estivesse familiarizado o suficiente com o programa para assumir o controle. "Então, quando ele estava fora, estávamos em um dilema", diz Jeanne.
Já familiarizado com o Intacct, ele recomendou que a associação do salão adotasse o sistema. "Agora, temos uma pessoa fazendo as entradas e, a cada mês, posso executar os relatórios e apresentá-los", diz ele. E se ele está indisposto, é fácil para outro membro entrar em seu lugar. Agora, ele está voltando sua atenção para obter o Vitrúvio nº 145 Temple Association em Petaluma para o mesmo sistema.
E o melhor é que, a partir de 2021, esse serviço é totalmente gratuito para os lodges. (Uma pequena taxa de serviço ainda é cobrada para associações de salão.)
O Intacct é um serviço simples de usar, mas para aqueles que precisam de uma introdução ou uma atualização, você pode entrar em contato com a equipe de Serviços Financeiros para agendar um tutorial individual.
Além do Intacct, o Grand Lodge oferece outros serviços gratuitos, incluindo o preenchimento da declaração anual 990/199 do seu lodge. Embora as pousadas não precisem estar usando o Intactt para acessar este serviço, as associações de salões devem estar para aproveitá-lo. Outros serviços financeiros gratuitos oferecidos pelo Grand Lodge incluem assistência no trabalho com o IRS para conciliar problemas fiscais e gerenciamento da associação ao vivo de um lodge e investimentos gerais. Diz Jeanne, "Eu recomendo Intacct para qualquer lodge. É um pedaço de bolo."
Se o seu lodge quiser aproveitar o conjunto de assistência financeira oferecido pelo Grand Lodge, ligue para a Equipe de Serviços Financeiros do Grand Lodge pelo telefone (415) 292-9170.
- Fornecer conhecimento técnico e aconselhamento aos curadores da associação de salão para transações imobiliárias com limitações operacionais, incluindo arrendamentos de longo prazo superiores a três anos; listagem, venda e compra de bens imóveis; empréstimos garantidos/gravação de bens imóveis; melhoria de seus prédios; e sugestões para negociação de transações e estruturação de acordos de curto e longo prazo.
- Ofereça conselhos sobre abordagens estratégicas para alavancar o valor das propriedades do salão.
- Oferecer consultas e suporte para preencher e obter aprovação por escrito para os pacotes de inscrição do Comitê de Propriedades Maçônicas da Grande Loja, usando as melhores práticas.
- Aconselhar sobre questões de melhoria de capital e operações de construção, como financiamento de reservas, projetos solares e assim por diante.
- Fornecer suporte para preparar projeções de fluxo de caixa de 6 a 12 meses.
- Fornecer orientação sobre a preparação de planejamento de projetos de capital plurianuais.
- Ofereça planos de parcelamento de prêmios de seguro para salões com desafios de fluxo de caixa.
- Servir como elo de ligação entre o salão e o corretor/subscritor para reivindicações de seguro de propriedade complexas.
- Executar análises de custo-benefício e proformas financeiras de projetos imobiliários em relação aos objetivos da associação de pousadas e salões.
- Forneça estimativas de custo de reposição para avaliar cobertura suficiente contra perda de propriedade.
Fique a par dos negócios da pousada e prepare-se para prazos importantes. Aqui está sua lista de verificação de janeiro.
Comité Executivo
- Mantenha a instalação dos oficiais ou continue a preparar para a instalação.
- Reúna-se com o inspetor para revisar seu plano para o ano.
- Prepare-se para participar dos Retiros de Liderança de 2022 - detalhes serão divulgados em breve.
Diretor Sênior, juntamente com o Comitê Executivo
- Incentive o mestre presuntivo, os guardas e o diácono sênior a realizar a proficiência de seu Mestre Maçom em breve, se ainda não estiver concluído.
- Prepare o orçamento de 2022 para apresentar ao lodge em janeiro.
- Faça um orçamento e prepare-se para participar dos Retiros de Liderança de 2022.
- Certifique-se de que todas as atribuições do comitê foram determinadas. Após a instalação como mestre, confirme as nomeações do comitê de auditoria, caridade e retenção de sócios.
- Revise o progresso de todos os candidatos em direção ao avanço.
Secretária
- Continue enviando avisos de quotas e cobrando quotas dos membros.
- Comece a preparar o relatório anual do secretário para apresentar ao lodge em fevereiro.
- Revise a lista de membros suspensos enviada a você pela Grande Loja e determine se sua loja deseja participar da Campanha de Restauração de 2022.
- Faça um orçamento e prepare-se para participar dos Retiros de Liderança de 2022.
Tesoureiro
- Comece a preparar o relatório anual do tesoureiro para apresentar ao lodge em fevereiro.
- Faça um orçamento e prepare-se para participar dos Retiros de Liderança de 2022.
- Certifique-se de que os registros financeiros da pousada estejam atualizados e as contas bancárias sejam reconciliadas.
Perguntas? Entre em contato com os Serviços para Membros em memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Para sua prancha
Use este conteúdo para divulgar a adesão à Cornerstone Society e compartilhar recursos fornecidos pelas Casas Maçônicas da Califórnia.
No mês passado, perguntamos quantos graus sua loja realizou desde que retornou às reuniões presenciais. Dos que responderam:
- (0-3) - 65%
- (4-9) - 33%
- (10+) - 2%
