Como ter uma reunião do conselho da Associação de Salão Virtual

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A lei da Califórnia permite que as reuniões dos conselhos de administração ocorram virtualmente (em outras palavras, por telefone ou videoconferência), a menos que tais reuniões sejam proibidas pelos estatutos ou estatutos da corporação específica. Nossos artigos e estatutos padrão da Hall Association não proíbem reuniões virtuais do conselho e incentivamos os conselhos do Hall a continuarem se reunindo virtualmente durante a crise do COVID-19. Abaixo estão algumas diretrizes para a realização de reuniões virtuais do conselho enquanto as restrições relacionadas ao COVID-19 permanecem em vigor. 

  1. Primeiro, verifique os Artigos de Incorporação e Estatutos do seu Hall

    • Caso o seu Salão tenha se desviado de nossos estatutos e estatutos, o primeiro passo é confirmar que os estatutos e estatutos do seu salão não proíbem a participação em reuniões do conselho de administração por telefone ou comunicação por vídeo.
  1. Todos os Conselheiros devem poder ouvir uns aos outros quando se reúnem por conferência telefônica
    • Um dos requisitos técnicos da lei da Califórnia é que a participação em reuniões do conselho por telefone de conferência constituirá presença na reunião do conselho “desde que todos os membros participantes da reunião possam se ouvir”. Portanto, o presidente da reunião deve confirmar esse fato no início da reunião e essa confirmação deve ser refletida na ata da reunião.
  1. Todos os Diretores devem poder se comunicar entre si e participar de uma reunião conduzida por comunicação de tela de vídeo
    • Dois requisitos específicos devem ser atendidos para realizar uma reunião válida por comunicação de tela de vídeo.

    • Todos os diretores devem ser capazes de se comunicar com todos os outros membros. Portanto, a pessoa que preside a reunião deve confirmar esse fato no início da reunião e essa confirmação deve ser refletida na ata da reunião.

    • Cada diretor também deve ter um meio de participar de todos os assuntos perante o conselho, incluindo a capacidade de propor ou interpor uma objeção a uma ação específica a ser tomada.
  1. O aviso prévio da reunião deve ser fornecido
    • Se a reunião não for uma reunião regular do conselho, a lei da Califórnia e nosso estatuto social determinam que o aviso prévio deve ser feito com seis dias de antecedência por correio ou com 48 horas de antecedência entregue pessoalmente ou por telefone, incluindo correio de voz. Este aviso prévio deve incluir as informações de discagem da teleconferência ou instruções para participação por comunicação em tela de vídeo. Se o aviso adequado não foi dado ou prático nas circunstâncias, as dispensas de aviso pelos diretores devem ser obtidas e mantidas com a ata da assembleia.
  1. Os requisitos de quórum e proxy permanecem os mesmos
    • Dois terços do número autorizado de diretores constituem um quórum para a transação de negócios, exceto para adiar. A maioria dos diretores presentes em uma reunião são obrigados a aprovar qualquer ação. Um diretor não deve conceder uma procuração a outro diretor. 

Consentimento por escrito unânime em vez de reunião

Outra opção durante este período difícil é que um conselho aja por consentimento unânime por escrito. Os estatutos do Hall permitem que os conselhos do Hall tomem uma ação sem uma reunião se todos os diretores consentirem por escrito em tal ação. Tais consentimentos por escrito devem especificar precisamente qual ação o conselho está tomando ou aprovando, ser assinados por todos os diretores para serem efetivos e, uma vez assinados por todos os diretores, devem ser arquivados nas outras atas do Conselho. 

Convidados da Reunião do Conselho

Finalmente, notamos que os estatutos do salão dão a todos os membros da Loja, ao Inspetor Distrital e ao representante designado do Grão-Mestre (se houver) o direito de participar das reuniões do conselho do salão e fazer perguntas pertinentes sobre os assuntos em consideração durante a reunião. Esses “convidados” de uma reunião do conselho do Hall não têm o direito de participar das deliberações ou votar. Devido a esses direitos de “convidado”, avisos e informações de discagem para reuniões virtuais do conselho do Hall devem ser distribuídos a esses possíveis convidados da reunião.