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Octobre 2022 : Prendre soin des archives de votre loge

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    Prendre soin des dossiers de votre loge

    C'est humain d'accumuler des choses. Les loges maçonniques ne sont pas différentes. Seulement dans certains cas, ils ont accumulé un siècle ou plus de choses qui s'entassent dans le grenier. Des livres aux papiers en passant par les photos et toutes sortes de bibelots, il est difficile, même pour le secrétaire de loge le plus chevronné, de savoir quoi faire de tout cela.

    Mais avant d'appeler les ramasseurs de bric-à-brac, prenez une seconde pour faire l'inventaire des matériaux auxquels votre loge est accrochée, car lorsqu'il s'agit d'archives maçonniques, tout n'est pas égal. Ici, Joseph Evans, le gestionnaire des collections pour le Bibliothèque Henry Wilson Coil et musée de la franc-maçonnerie et l'archiviste en chef de la Grande Loge de Californie, nous donne un aperçu de ce que nous pouvons et ne pouvons pas nettoyer du sous-sol.

    Comprendre ce qu'il y a dans le grenier du lodge

    , Bibliothèque Henry Wilson Coil et musée de la franc-maçonnerie abrite des milliers de livres, d'archives et d'objets maçonniques qui, pris ensemble, racontent l'histoire de la franc-maçonnerie en Californie et au-delà. Mais amasser cette collection a été le travail de générations. Et cela signifie avoir un œil sur ce qui est et n'est pas étranger. « Il est important de comprendre qu'il existe différents types de documents », déclare Evans. “Il y a les archives qu'un lodge crée dans le cadre de ses activités quotidiennes, comme les listes de membres et les livres du carreleur, puis il y a les objets et les curiosités qu'il collectionne au fil des ans.” Cette différenciation est importante, car en tant qu'entités à but non lucratif, les loges maçonniques ont une plus grande responsabilité de préserver un type de document par rapport à l'autre.

    Pour aider les responsables de loge à comprendre ces distinctions, Evans a créé un Calendrier de conservation auxquels les lodges peuvent se référer, qui répertorie les types de documents à conserver et pendant combien de temps. (Le calendrier de conservation se trouve dans iMember, sous la vignette "Ressources", intitulée "Informations sur l'inventaire et la conservation des enregistrements".) Evans a également écrit un guide expliquant quels types de registres doivent être conservés et comment le faire. Certains documents, comme les rapports financiers annuels et semestriels, sont considérés comme des documents permanents et doivent être conservés pour toujours. D'autres types de documents, comme les dépôts bancaires, doivent être conservés pendant au moins sept ans, mais peuvent être jetés après cela. "Ce calendrier a été produit pour répondre à la question de savoir combien de temps les documents doivent être conservés", explique Evans.

    Le calendrier de conservation ne traite que des documents officiels, cependant, pas des choses comme des lettres, des photographies ou d'autres accessoires de loge. Dans ce cas, c'est aux membres de la loge de décider quoi conserver ou non, bien qu'en tant qu'archiviste, Evans ait tendance à favoriser l'organisation et la préservation de ces choses. Pris ensemble, ils représentent la culture matérielle du lodge et aident à raconter une histoire plus complète de son passé. « De manière générale, je recommanderais de conserver les éphémères du lodge », déclare Evans, citant des éléments tels que « les brochures, les menus, les albums photo et les albums de l'événement. Ceux-ci racontent l'histoire de votre loge.

    Une fois que vous avez organisé le fouillis et déterminé quels enregistrements doivent être conservés et lesquels peuvent être jetés, il est important de les stocker correctement. Cela peut représenter un effort assez important, mais qui en vaut bien le coût.

    Il y a deux règles importantes à suivre lorsqu'il s'agit d'archiver du matériel : Premièrement, gardez les choses à l'abri de la lumière directe du soleil, qui provoque la décoloration, la fissuration et la désintégration du matériel, et à l'abri de l'humidité, qui peut provoquer la formation de moisissures. L'autre bugaboo est les parasites ou les rongeurs, qui peuvent mâcher à peu près n'importe quoi. L'endroit où votre lodge stocke ses archives doit être sec, frais et exempt de nourriture, de plantes ou de tout autre élément susceptible d'attirer des insectes ou des bestioles.

    En général, dit Evans, stockez les documents d'archives dans des boîtes en carton plutôt que dans des bacs en plastique. Bien qu'ils soient plus solides que le carton, les contenants en plastique ne permettent pas une bonne circulation de l'air et peuvent favoriser la croissance de moisissures. Étiquetez les boîtes avec une liste de leur contenu afin que vous sachiez ce qu'elles contiennent sans avoir à les fouiller, puis rangez-les en toute sécurité. "En fin de compte, je ne suis qu'à un e-mail si les lodges ont des questions sur ce qui doit ou ne doit pas être jeté et sur la manière de stocker correctement les enregistrements qui doivent être conservés."

    Pour une explication beaucoup plus détaillée des méthodes et des ressources de stockage, consulter ce guide réalisé par le Scottish Rite Masonic Museum and Library. Pour toute question concernant les archives de votre loge, contactez Joe Evans, responsable des collections de la Henry W. Coil Library and Museum of Freemasonry, au jevans@freemason.org.

    Intéressé par les archives maçonniques ? Tu es chanceux!

    Vient d'être annoncé: La 11e Conférence internationale sur la franc-maçonnerie, qui se tiendra le 8 avril 2023 à UCLA, explorera un thème similaire, "Du grenier de la Grande Loge". D'après la réponse enthousiaste de l'auditoire à la présentation de la Dre Heather Calloway au printemps dernier sur son travail en tant que directrice du Centre de collections et de recherche fraternelles à l'Université de l'Indiana, le forum de cette année plongera encore plus profondément dans le thème de la culture matérielle maçonnique.

    Les conférenciers devraient inclure Mark Dennis, conservateur du Musée de la franc-maçonnerie à Londres; Leigh Ann Gardener, une historienne spécialisée dans la documentation de la culture matérielle et des cimetières des groupes bénévoles et fraternels afro-américains des XIXe et XXe siècles dans l'État du Tennessee ; Adam Kendall, le directeur exécutif de la Fondation historique du rite écossais d'Oakland et un membre de Phénix n° 144 à San Fransisco; Aimee Newell, directrice des collections et des expositions au Musée de la révolution américaine à Philadelphie (et anciennement du Musée et bibliothèque maçonniques de rite écossais à Lexington, Mass.)

    L'événement est prévu pour le 8 avril 2023 à UCLA. Plus d'informations et la date de mise en vente des billets seront annoncées prochainement. Alors restez à l'écoute pour plus d'informations à ce sujet!

    Liste de contrôle des officiers d'octobre

    Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle d'octobre. 

    Comité exécutif

    • Faites des plans pour que votre maître de loge, vos gardiens ou d'autres représentants y assistent Communication annuelle. Votre vote est important pour l'avenir de la franc-maçonnerie en Californie. 

    Préfet principal, avec le comité exécutif

    • Identifier et approcher les membres pour l'audit 2023, la rétention des membres et tout autre comité.
    • Exhortez le maître présomptif, les surveillants et le diacre principal à exécuter rapidement la compétence de leur maître maçon, s'il n'est pas déjà terminé.
    • Exhortez le maître présomptif, les gardiens et le diacre principal à se qualifier tôt avec l'inspecteur dans le rituel de leur bureau.
    • Exhortez les officiers respectifs à répondre rapidement aux questions du capitaine, du directeur principal et du directeur junior.
    • Établissez un calendrier pour 2023 et identifiez les leaders de l'événement.
    • Poursuivre la préparation du budget 2023.
    • Finalisez votre date/lieu d'installation et préparez l'équipe d'installation.
    • Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement. 

    Sous-directeur

    • Continuez à suivre la totalité des dons des agents au Fonds annuel, les agents donnant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs. 

    Secrétaire

    • Grand Lodge a centralisé le processus de cotisation pour permettre aux membres de payer leur cotisation annuelle directement dans le système par carte de crédit. Voir les numéros précédents de le meneur pour plus d'information. 
    • Préparez-vous à envoyer les avis de cotisation et commencez à percevoir les cotisations des membres à partir du 31 octobre.

    Trésorier

    • Si votre loge a des employés et n'utilise pas le système de paie Paychex, remplissez le formulaire trimestriel de taxe sur les salaires fédéral 941 (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû en février).
    • Si votre loge a des employés et n'utilise pas le système de paie Paychex, remplissez le formulaire trimestriel d'impôt sur les salaires DE9/DE9C et déposez le formulaire DE88.
    • Si le logement par habitant n'a pas encore été payé, soumettez le paiement dès que possible.

    Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.

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