Octobre 2022 : Prendre soin des archives de votre loge

La Bibliothèque Henry Wilson Coil et musée de la franc-maçonnerie abrite des milliers de livres, d'archives et d'objets maçonniques qui, pris ensemble, racontent l'histoire de la franc-maçonnerie en Californie et au-delà. Mais amasser cette collection a été le travail de générations. Et cela signifie avoir un œil sur ce qui est et n'est pas étranger. « Il est important de comprendre qu'il existe différents types de documents », déclare Evans. “Il y a les archives qu'un lodge crée dans le cadre de ses activités quotidiennes, comme les listes de membres et les livres du carreleur, puis il y a les objets et les curiosités qu'il collectionne au fil des ans.” Cette différenciation est importante, car en tant qu'entités à but non lucratif, les loges maçonniques ont une plus grande responsabilité de préserver un type de document par rapport à l'autre.

Pour aider les responsables de loge à comprendre ces distinctions, Evans a créé un Calendrier de conservation auxquels les lodges peuvent se référer, qui répertorie les types de documents à conserver et pendant combien de temps. (Le calendrier de conservation se trouve dans iMember, sous la vignette "Ressources", intitulée "Informations sur l'inventaire et la conservation des enregistrements".) Evans a également écrit un guide expliquant quels types de registres doivent être conservés et comment le faire. Certains documents, comme les rapports financiers annuels et semestriels, sont considérés comme des documents permanents et doivent être conservés pour toujours. D'autres types de documents, comme les dépôts bancaires, doivent être conservés pendant au moins sept ans, mais peuvent être jetés après cela. "Ce calendrier a été produit pour répondre à la question de savoir combien de temps les documents doivent être conservés", explique Evans.

Le calendrier de conservation ne traite que des documents officiels, cependant, pas des choses comme des lettres, des photographies ou d'autres accessoires de loge. Dans ce cas, c'est aux membres de la loge de décider quoi conserver ou non, bien qu'en tant qu'archiviste, Evans ait tendance à favoriser l'organisation et la préservation de ces choses. Pris ensemble, ils représentent la culture matérielle du lodge et aident à raconter une histoire plus complète de son passé. « De manière générale, je recommanderais de conserver les éphémères du lodge », déclare Evans, citant des éléments tels que « les brochures, les menus, les albums photo et les albums de l'événement. Ceux-ci racontent l'histoire de votre loge.

Une fois que vous avez organisé le fouillis et déterminé quels enregistrements doivent être conservés et lesquels peuvent être jetés, il est important de les stocker correctement. Cela peut représenter un effort assez important, mais qui en vaut bien le coût.

Il y a deux règles importantes à suivre lorsqu'il s'agit d'archiver du matériel : Premièrement, gardez les choses à l'abri de la lumière directe du soleil, qui provoque la décoloration, la fissuration et la désintégration du matériel, et à l'abri de l'humidité, qui peut provoquer la formation de moisissures. L'autre bugaboo est les parasites ou les rongeurs, qui peuvent mâcher à peu près n'importe quoi. L'endroit où votre lodge stocke ses archives doit être sec, frais et exempt de nourriture, de plantes ou de tout autre élément susceptible d'attirer des insectes ou des bestioles.

En général, dit Evans, stockez les documents d'archives dans des boîtes en carton plutôt que dans des bacs en plastique. Bien qu'ils soient plus solides que le carton, les contenants en plastique ne permettent pas une bonne circulation de l'air et peuvent favoriser la croissance de moisissures. Étiquetez les boîtes avec une liste de leur contenu afin que vous sachiez ce qu'elles contiennent sans avoir à les fouiller, puis rangez-les en toute sécurité. "En fin de compte, je ne suis qu'à un e-mail si les lodges ont des questions sur ce qui doit ou ne doit pas être jeté et sur la manière de stocker correctement les enregistrements qui doivent être conservés."

Pour une explication beaucoup plus détaillée des méthodes et des ressources de stockage, consulter ce guide réalisé par le Scottish Rite Masonic Museum and Library. Pour toute question concernant les archives de votre loge, contactez Joe Evans, responsable des collections de la Henry W. Coil Library and Museum of Freemasonry, au jevans@freemason.org.