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Octobre 2021 : Rendre le Lodge plus accueillant

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    Rendre le lodge plus accueillant

    Carlos Diez a failli ne pas devenir maçon. Non pas parce qu'il avait une opinion défavorable de la fraternité ou des maçons en général, mais parce que lorsqu'il a contacté sa loge locale pour la première fois, il n'a pas eu de réponse - pendant six mois incroyables. "Je pense parfois à ce qui aurait pu se passer si je n'avais pas continué à faire pression sur le lodge pour obtenir des informations", déclare Diez. "J'aurais raté une si belle expérience." Maintenant un ancien maître de Escalier de Salomon n° 357 à Buena Park, dans le comté d'Orange, et inspecteur de district, Diez a pour mission de s'assurer que les lodges de tout l'État prennent la prospection au sérieux et font un effort supplémentaire pour créer un environnement accueillant.

    L'expérience de Diez est loin d'être unique et c'est un vrai problème. Des recherches récentes menées par la Grande Loge ont montré que la deuxième raison la plus courante pour laquelle les prospects ne rejoignent pas une loge est que la loge ne les a jamais suivis. Il s'agit d'un angle mort majeur, même s'il existe un remède facile. Même après sa propre expérience, Diez dit qu'il n'a pas beaucoup réfléchi à la façon dont sa loge traitait les prospects entrants jusqu'au jour où, à l'improviste, il a posé des questions sur la boîte vocale de la loge.

    Il s'est avéré que cela faisait des mois que personne ne l'avait vérifié et il y avait plus de 70 messages enregistrés, dont beaucoup de prospects intéressés. "C'était un signal d'alarme", dit Diez. "C'est alors que je me suis souvenu de ma propre expérience."

    S'asseyant avec ses collègues officiers, le groupe a mis au point un nouveau système pour s'assurer qu'aucun autre prospect ne passe entre les mailles du filet. Le groupe s'est posé trois questions :

    • Que se passe-t-il lorsque quelqu'un nous laisse un message vocal ?
    • Que se passe-t-il lorsque quelqu'un nous écrit un e-mail ?
    • Que se passe-t-il quand quelqu'un entre dans notre lodge ?

    La réponse aux trois a été la création d'un comité d'accueil. Des membres spécifiques de la loge ont été chargés de traiter les deux premiers problèmes - la messagerie vocale et les messages électroniques - et toute la loge serait impliquée dans l'accueil des personnes sans rendez-vous. La formule était simple : si un membre ne reconnaissait pas un visiteur de la loge, il devait l'aborder, se présenter avec une poignée de main et un sourire, et l'inviter à visiter le bâtiment. "La clé est de faire en sorte qu'il soit facile pour les gens de se renseigner sur notre lodge", explique Diez. "Nous voulons nous assurer que si quelqu'un choisit de ne pas rejoindre notre lodge, c'est sur la base d'une décision éclairée, et non parce qu'il ne se sent pas le bienvenu."

    Au fil des ans, le lodge a affiné le système. Plus important encore, ils ont ajouté la responsabilité de vérifier les canaux de médias sociaux du lodge pour les demandes entrantes. Et ils ont attribué un rôle de sauvegarde pour chaque poste, juste au cas où.

    Et tandis que plusieurs de ces fonctions sont maintenant directement assignées à une personne (ou deux, selon), le succès du plan est le résultat de l'ensemble du lodge adoptant comme mission le travail de créer l'environnement le plus accueillant possible. « En fin de compte, il s'agit plus d'une culture que d'un comité assigné », dit-il.


    Créer un environnement accueillant

    Il est relativement facile de reproduire le système créé par Diez et sa loge. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et astuces pour démarrer un comité, obtenir l'adhésion de vos membres et interagir avec des prospects.

    Obtenir l'adhésion

    • Asseyez-vous en tant que loge et discutez des inconvénients de perdre des prospects. Qu'est-ce que cela signifie pour votre lodge ? Moins de nouveaux francs-maçons est la réponse la plus simple. Mais plus généralement, réfléchissez à la façon dont les personnes qui quittent une loge affectent leur vision de la fraternité dans son ensemble - et à ce qu'elles diraient probablement à leurs propres amis sur la franc-maçonnerie. "Une perspective perdue peut blesser un peu une loge, mais cela blesse beaucoup plus la maçonnerie dans son ensemble", déclare Diez.
    • Certains membres pourraient ne pas être enthousiasmés par le comité ou même voir la nécessité de fournir un environnement plus accueillant. C'est OK, selon Diez. "Il suffit d'avoir les gars qui sont enthousiastes à ce sujet, et si tout le monde n'est pas excité, ce n'est pas grave - il suffit de créer un groupe central pour commencer."

    Création d'un comité

    • N'oubliez pas de répondre à ces quatre questions : que faites-vous lorsque quelqu'un laisse un message vocal, un e-mail, un message sur les réseaux sociaux ou entre dans le lodge ?
    • L'affectation d'une personne-ressource et d'un remplaçant à chaque tâche vous assurera d'avoir une couverture suffisante. De cette façon, vous savez que vous aurez toujours quelqu'un qui examine ces canaux, avec une personne responsable en dernier ressort de s'assurer que les choses avancent.
    • Recrutez de nouveaux maçons pour faire partie du comité d'accueil. Ils sont souvent les plus enthousiastes à propos du lodge, et cela peut être un excellent moyen de les garder engagés.

    Interagir avec les prospects

    • La première chose à faire lorsque vous répondez à un message est de répondre à toutes les questions et d'être une ressource. À la fin d'une conversation ou d'un message, invitez-les au prochain événement de la loge.
    • Dirigez les prospects vers des ressources réputées comme le site Web de la Grande Loge, qui contient de nombreuses informations de base sur la franc-maçonnerie.
    • Faites correspondre les prospects avec des membres qui ont des intérêts similaires. Par exemple, lorsqu'un prospect est entré dans la loge de Diez et lui a dit qu'il était mécanicien, Diez a invité un collègue qui travaille comme machiniste à discuter avec lui. "Cela a immédiatement mis le gars à l'aise et lui a montré que nous étions comme tout le monde."
    • Ne soyez pas trop rapide pour proposer une candidature. Laissez le membre potentiel apprendre à connaître la loge en premier. Certaines loges attendent jusqu'à six mois. Ne laissez pas une perspective se flétrir sur la vigne. Tant qu'ils sont en contact avec eux et qu'ils ne sont pas ignorés, ils resteront pour en savoir plus.


    Votre liste de contrôle d'octobre

    Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle d'octobre.

    Comité exécutif

    • Faites des plans pour que votre maître de loge, vos gardiens ou d'autres représentants y assistent Communication annuelle 8–10. Votre vote est important pour l'avenir de la franc-maçonnerie en Californie.

    Préfet principal, avec le comité exécutif

    • Identifier et approcher les membres pour l'audit 2022, la rétention des membres et tout autre comité.
    • Exhortez le maître présomptif, les surveillants et le diacre principal à exécuter rapidement la compétence de leur maître maçon, s'il n'est pas déjà terminé.
    • Exhortez le maître présomptif, les gardiens et le diacre principal à se qualifier tôt avec l'inspecteur dans le rituel de leur bureau.
    • Exhortez les officiers respectifs à répondre rapidement aux questions du capitaine, du directeur principal et du directeur junior.
    • Établissez un calendrier pour 2022 et identifiez les leaders de l'événement.
    • Poursuivre la préparation du budget 2022.
    • Finalisez votre date/lieu d'installation et préparez l'équipe d'installation.
    • Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.

    Sous-directeur

    • Continuez à suivre la totalité des dons des agents au Fonds annuel, les agents donnant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs.

    Secrétaire

    • Grand Lodge a centralisé le processus de cotisation pour permettre aux membres de payer leur cotisation annuelle directement dans le système par carte de crédit. Voir les numéros précédents de le meneur pour plus d'information. 

    Trésorier

    • Si votre loge a des employés, déposez le formulaire 941 de taxe sur les salaires trimestriel (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû en février).
    • Si votre loge a des employés, déposez le formulaire trimestriel de taxe sur les salaires DE9/DE9C et déposez le formulaire DE88.

    Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.


    Pour votre chevalet

    Utilisez ce contenu pour faire passer le mot sur l'adhésion à la Cornerstone Society et pour partager les ressources fournies par les maisons maçonniques de Californie.

    Société de pierre angulaire

    Maisons maçonniques de Californie Ressources


    question du mois

    Le mois dernier, nous avons demandé quel pourcentage des prospects de votre loge sont passés par le portail de candidature freemason.org, par rapport aux demandes en personne ou aux références personnelles ? . Parmi ceux qui ont répondu :

    • Aucune ou presque : 51 %
    • Moins de la moitié : 28 %
    • Environ la moitié : 15 %
    • Plus de la moitié : 3 %
    • Presque tous : 1 %

    Voici votre prochaine question d'enquête