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Juin 2019 : Ouverture des portes de votre Lodge

Table des matières

La première étape pour ouvrir les portes de votre lodge

De nombreuses villes de Californie ont un bâtiment portant l'insigne de l'équerre et du compas sur sa pierre angulaire, faisant de la marque maçonnique une marque familière et fiable dans tout l'État. Aujourd'hui, les loges maçonniques représentent une occasion unique pour la fraternité d'aider à favoriser un sentiment de communauté dans leurs propres villes. California Grand Lodge se consacre à aider les lodges de tout l'État à devenir des forces dynamiques et actives dans leur communauté - c'est pourquoi ce mois de septembre a été nommé Mois des portes ouvertes de la loge maçonnique par le Grand Maître Wright.

Cependant, il peut être difficile pour de nombreux lodges de faire ce premier pas. La bonne nouvelle est que de petits gestes peuvent avoir un impact énorme. Le bien nommé Wisdom Lodge No. 202 à Pasadena, par exemple, a fait exactement cela, accueillant des groupes de policiers et de pompiers locaux à un dîner pour chacune des 17 dernières années au cours desquelles ils reconnaissent un officier différent.

La tradition a commencé au lendemain des attentats terroristes contre le World Trade Center en 2001, selon le secrétaire de loge Levon Keshishian, lorsque deux pompiers de Pasadena ont voyagé à travers le pays pour aider aux efforts de recherche et de sauvetage. « La loge voulait honorer l'esprit désintéressé de ces deux pompiers, qui sont allés au-delà de l'appel du devoir », explique Keshishian. Ainsi, en 2002, le maître assis a invité les deux hommes à une soirée spéciale à la loge, où les pompiers ont décerné une récompense pour leur service. De cette première soirée sont sortis les Serving Beyond the Call of Duty Awards, que Wisdom Lodge distribue désormais chaque septembre.

Après 17 ans d'accueil de l'événement, les membres de la loge savent organiser le dîner comme sur des roulettes. Cela comprend l'identification et la sélection des lauréats ; fixer une date pour l'événement; envoyer des invitations ; et trouver un traiteur. Le programme du soir comprend un dîner et un conférencier invité spécial en plus de la cérémonie de remise des prix. Parmi les orateurs figuraient le maire de Pasadena, des juges de la Cour supérieure, des chefs de police et de pompiers, ainsi que le Grand Maître maçonnique et le Grand Maître adjoint.

"Cet événement a été un excellent moyen pour les personnes qui ne viendraient pas habituellement dans un lodge de profiter d'une soirée dans le nôtre", déclare Keshishian. L'avantage d'organiser un événement annuel régulier est qu'il devient de plus en plus facile de se préparer au fil des années. Pour Wisdom Lodge, la célébration est devenue un incontournable dans la communauté, le journal local couvrant occasionnellement l'événement. « Wisdom Lodge s'est fièrement engagé dans ce programme et prévoit de continuer à le faire pour les années à venir », dit-il.

Aide-mémoire : Planification d'événements 101

Les loges peuvent accueillir et organisent des événements publics de toutes sortes, des soirées de prospection aux collectes de fonds pour les groupes communautaires locaux et les organisations à but non lucratif. Quoi qu'il en soit, suivez quelques conseils pour vous assurer qu'il se déroule sans accroc.

  • Donnez-vous du temps : Au minimum, un délai de trois mois est nécessaire pour planifier un événement public. Il se peut que vous ayez besoin de plus de temps si vous co-hébergez avec une autre organisation - de nombreuses mains peuvent faire un travail léger, mais elles ont tendance à avoir un impact sur les horaires des gens. Commencez avec cette liste de contrôle du calendrier des événements comme référence.
  • Obtenez-le sur le radar : Planifiez votre événement lorsque votre lodge met à jour son calendrier annuel. Cela garantit que votre événement est dans tous les esprits dès le début de l'année.
  • N'oubliez pas la publicité : Établissez un budget pour le programme qui comprend à la fois la publicité et les coûts d'organisation de l'événement. Les frais de publicité peuvent être plus élevés que vous ne le pensez, mais les calendriers des journaux municipaux et l'utilisation des médias sociaux sont tous deux des moyens économiques de faire connaître votre événement.
  • Déléguer: Créer un sous-comité et nommer un président pour l'événement. Ils peuvent se présenter avant ou pendant vos réunions indiquées pour s'assurer que tout le monde est tenu au courant. La communication est de loin la chose la plus importante lors de la planification d'un événement.
  • Faire passer le mot: L'événement le mieux planifié ne vaut pas grand-chose si personne ne se présente. Lors de la promotion de votre événement, il est important de connaître votre public cible et de le rejoindre là où il se trouve. Par exemple, un événement familial peut être annoncé sur Facebook, où les parents sont constamment à l'affût des nouvelles. S'il s'agit d'une soirée de prospects et que vous essayez d'attirer un public plus jeune, envisagez de faire de la publicité dans un collège communautaire ou une université locale.
  • Créer un calendrier publicitaire : Une publicité "réservez la date" peut être diffusée quatre mois ou plus avant un événement. Cependant, l'essentiel de vos efforts publicitaires devrait commencer environ trois mois avant l'événement et s'intensifier progressivement à mesure que la date se rapproche.
  • Le mieux est le bouche à oreille : La forme de publicité la plus rentable et tout simplement la plus efficace est la recommandation personnelle. Encouragez donc les membres à passer le mot eux-mêmes ; une invitation personnelle d'un membre obtiendra la meilleure réponse. Cela commence par s'assurer que les membres sont au courant de l'événement : publiez une invitation ou une annonce sur le site Web de votre lodge, faites-en la publicité sur votre chevalet et publiez une annonce quelque part dans le bâtiment du lodge.
  • Avoir des points de discussion : Utilisez ce kit média pour aider à répondre aux questions potentielles posées par les médias, s'ils sont présents. Les informations contenues dans le kit peuvent également être distribuées lors d'une soirée de prospection.

Quelques autres préparatifs logistiques contribuent grandement à l'organisation d'un événement public réussi :

  • Assurez-vous que le bâtiment du lodge est propre à l'intérieur et à l'extérieur et bien éclairé.
  • Demandez des réservations pour savoir combien vous attendre.
  • Des membres de la station à la porte pour accueillir les invités à leur arrivée.
  • Préparez des badges à partir de la liste de réservation et remettez-les aux membres potentiels et à leurs familles à leur arrivée. Et ayez quelques blancs supplémentaires, pour les retardataires et les personnes qui n'ont pas répondu. Faites en sorte que les badges des membres soient différents de ceux des invités afin que les gens puissent les identifier comme des maçons, peut-être une couleur différente.
  • Placez une table à la porte avec de la littérature maçonnique que les invités pourront ramasser.

Votre check-list de juin

Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle de juin.

Comité exécutif

  • Rappelez aux membres de célébrer le mois des foyers maçonniques.

Préfet principal, avec le comité exécutif

  • Identifier et approcher les membres pour les postes de dirigeants élus et nommés ouverts en 2020
  • Identifier et approcher les membres pour l'audit 2020, la rétention des membres et tout autre comité.
  • Établissez un calendrier pour 2020 et identifiez les leaders de l'événement.
  • Poursuivre la préparation du budget 2020.
  • Fixez la date d'installation et approchez l'officier d'installation, le maître de cérémonie et l'aumônier.
  • Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.

Sous-directeur

  • Continuer à suivre 100 % des dons des agents aux Fonds annuel, avec des officiers montrant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs.

Secrétaire

  • Envoyer la liste des membres avec des cotisations en retard au comité de rétention.
  • Envoyez tout avis de suspension par courrier certifié.
  • Fournissez les informations nécessaires pour que le comité de bienfaisance puisse envisager des remises.
  • Commencez à examiner la liste pour en vérifier l'exactitude en vue de la fin de l'année d'adhésion à la Grande Loge, le 30 juin.

Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.

Pour votre chevalet

Faites passer le mot sur les événements à venir :

Ce mois-ci:
22 juin : VIVAT ! Un conseil festif
13 juillet : Cérémonie de la pierre angulaire de Covina

Partagez votre chevalet.

Retrouvez-le sur freemason.org

À l'approche du mois des portes ouvertes de la Loge maçonnique de septembre, le site Web de la Grande Loge propose des ressources pour vous aider à planifier, annoncer et organiser un grand événement cet automne ou à tout moment de l'année. Ceux-ci incluent un Boîte à outils pour vous aider à utiliser au mieux les médias sociaux ; ressources pour aider à la rédaction communiqués de presse pour les publications imprimées et Web ; et un guide complet pour soirées prospects.

question du mois

Le mois dernier, nous avons demandé comment votre loge s'adressait aux membres absents. Parmi ceux qui ont répondu :

  • 77% - Avec notre chevalet
  • 73% - Avec des appels téléphoniques
  • 36% - Avec visite personnelle
  • 14 % - Nous ne le faisons pas