Juillet 2024:
Succession de loge : se préparer pour le prochain gars
L'été est là! Les enfants sont en vacances, les journées sont plus longues et tout le monde planifie ses sorties à la plage ou à la montagne pour échapper à la chaleur. Même si décembre semble être un avenir lointain, vous seriez surpris de la rapidité avec laquelle l'été se transforme en automne et l'automne disparaît en hiver. Il peut être facile de remettre à plus tard aujourd’hui ce qui peut être fait demain. Mais les loges devraient combattre cette impulsion, selon Carlos Diez, ancien maître de Escalier de Salomon n° 357 et inspecteur du district 905. Même si nous ne sommes qu'en juillet, il n'est pas trop tôt pour commencer à penser à la liste des officiers de l'année prochaine. C'est vrai, c'est la saison de la planification de la relève.
Nous l'avons tous déjà vu, dit Diez : La fin de l'année arrive et les loges se démènent pour trouver des remplaçants pour leurs sièges d'officier. Le résultat, trop souvent, est un remaniement des officiers existants, le capitaine restant encore un an ou un ancien maître venant combler le vide. "Cela a un effet d'entraînement", dit Diez. « Les gars s’épuisent, depuis le sommet où les gars sont dans la même position, jusqu’aux nouveaux membres, qui commencent à ressentir un sentiment de stagnation dans la loge. » C'est déjà un problème que la Grande Loge ait un comité chargé de former les officiers à la planification de la succession : le Comité de développement du leadership. En tant que président actuel du comité, Diez voit de première main comment les loges peinent à planifier l'avenir – qui consiste essentiellement à renouveler les rôles des officiers avec de nouveaux visages – en mettant en œuvre quelques stratégies faciles à mettre en œuvre.
Selon Diez, l’un des défis de la planification successorale réside dans la connaissance. « Nous avons constaté qu'il y a un manque de compréhension parmi les membres quant aux responsabilités de chaque poste de dirigeant », dit-il. Les gens ont souvent peur de ce qu'ils ne savent pas ou, à tout le moins, sont moins susceptibles de se porter volontaires pour faire quelque chose s'ils ne comprennent pas pleinement les implications de leur implication. La bonne nouvelle est que ce problème est facile à résoudre. Demandez aux officiers d’être plus transparents sur ce qu’ils font, non seulement en ce qui concerne le travail rituel, mais aussi dans le fonctionnement de la loge. « Les loges pourraient également envisager de créer un manuel de loge dans lequel toutes les tâches typiques de chaque poste d'officier seraient clairement énoncées », suggère-t-il. "De cette façon, les nouveaux membres ou les membres intéressés peuvent consulter le manuel à leur propre rythme et se familiariser avec l'idée de se lancer dans la file d'attente."
L’un des défis les plus importants que pose l’établissement d’une succession bien planifiée est peut-être plus délicat à relever, car il se résume à un problème bien trop familier : le manque d’engagement parmi les membres. « Il est plus facile de trouver quelqu'un intéressé à suivre la voie de l'Est lorsque l'on a des membres engagés », explique Diez. Plus il y a de membres qui participent activement aux activités de la loge, plus il y a de dirigeants potentiels parmi lesquels choisir. Mais il ne s’agit pas seulement de fesses sur les sièges. Il s'agit de trouver des personnes passionnées par la fraternité. «C'est pourquoi je conseille souvent aux responsables de la loge de demander aux membres qui semblent désengagés de réfléchir à ce qui les a poussés à rejoindre la fraternité en premier lieu», explique Diez. Redécouvrir cette passion fondamentale est la première étape vers le réengagement des membres.
De l’autre côté de la médaille, il s’agit également d’apprendre à identifier le potentiel d’officier chez les nouveaux membres. Par exemple, Diez raconte l'histoire d'une époque où il était maître de l'escalier de Salomon et avait découvert que deux nouveaux initiés étaient vraiment forts en matière de travail de mémoire. « J'ai profité de leur intérêt et de leurs capacités en leur faisant découvrir une partie du travail d'un délégué syndical », explique Diez. "Cela a éveillé leur intérêt et amorcé la pompe, pour ainsi dire." En introduisant des membres compétents dans la ligne des officiers de manière lente et progressive, les loges peuvent susciter l'intérêt des membres à s'y joindre plus tard.
Mais en fin de compte, la planification de la succession relève autant de l’art que de la science. "Chaque lodge a ses propres circonstances", explique Diez, "il n'y a donc pas de solution universelle." Mais exposer les nouveaux membres aux fonctions des postes d’officiers et les maintenir engagés est un bon point de départ.
Voici quelques conseils de Carlos Diez sur la planification de la succession des officiers de loge :
Encadrer ceux qui réussiront votre poste
- Identifier rapidement les successeurs potentiels: Recherchez des membres qui font preuve d’engagement, de potentiel de leadership et d’intérêt à progresser dans les chaires. Impliquez-les dès le début.
- Enregistrements réguliers: Planifiez des réunions régulières avec les successeurs potentiels pour discuter de leurs progrès, de leurs défis et de leurs aspirations. Gardez les objectifs réalisables et encadrez leur croissance.
- Définir des attentes claires: Décrivez clairement les responsabilités et les attentes du rôle qu'ils se préparent à assumer. Cela comprend les comités, les heures prévues et les responsabilités.
- Fournir une réponse: Offrez des commentaires et des conseils constructifs pour les aider à améliorer leurs compétences et leur compréhension des opérations du lodge. Incluez les meilleures pratiques et rappelez-leur de laisser leur propre empreinte sur la façon dont ils assument ce rôle. C'est OK de mettre en valeur votre caractère et votre personnalité. Prendre possession.
- Encouragez la participation: Impliquez-les dans la planification et l’exécution des activités du lodge pour leur donner une expérience pratique. Donnez-leur un but.
Former les agents sur les rôles requis
- Formation spécifique au rôle: Organiser des ateliers ou des sessions de formation pour chaque rôle spécifique d'agent, détaillant les tâches et les meilleures pratiques.
- Créer des guides de ressources: Élaborer des guides détaillés qui décrivent les responsabilités de chaque poste d'officier, comme celui de surveillant junior, de diacre principal, de maître, etc. Les manuels de loge sont généralement utiles à cet effet.
- Ombre: Permettez aux futurs officiers d'observer les officiers actuels pour acquérir une expérience directe.
- Programmes de mentorat: Associez des agents expérimentés à des officiers nouveaux ou en herbe pour fournir un soutien et des conseils continus. Apprenez-leur tôt, avant qu’ils ne soient installés sur une chaise.
- Utiliser les ressources du lodge: Tirez parti des ressources disponibles telles que les manuels des anciens officiers, les dossiers de loge et les membres expérimentés.
Apprentissage des meilleures pratiques et des connaissances CMC
- Séances d'étude: Organiser des séances d'études axées sur Code maçonnique de Californie (CMC) et son application pour loger la gouvernance.
- Ateliers interactifs: Organiser des ateliers interactifs où les agents peuvent discuter de scénarios réels et de la manière de les gérer en fonction des CMC. Rejoignez les présentations en ligne de la Grande Loge (c'est-à-dire : réunions des gestionnaires de prospects, ateliers du secrétaire, etc.).
- Accès aux matériaux: Assurez-vous que tous les agents ont accès à la dernière version du CMC, le moniteur et tout matériel supplémentaire.
- Invités: Invitez des conférenciers compétents pour discuter des meilleures pratiques et des mises à jour liées à la CMC.
Utilisez ce contenu pour faire connaître les ressources fournies par la California Masonic Foundation, les Masonic Homes of California, etc.
Services de santé maçonniques :
Services au MCYAF tout au long de la vie
Le Pavillon des Maisons Maçonniques
Maisons maçonniques de Californie Ressources
Philanthropie maçonnique :
Bibliothèque de ressources maçonniques de l'Ordre des jeunes
Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle de juillet.
Préfet principal, avec le comité exécutif
- Identifier et approcher les membres pour 2024 postes d'officiers élus et nommés ouverts.
- Identifier et approcher les membres pour l'audit 2024, la rétention des membres et tout autre comité.
- Établissez un calendrier pour 2025 et identifiez les leaders de l'événement.
- Poursuivre la préparation du budget 2025.
- Fixez la date d'installation et approchez l'officier d'installation, le maître de cérémonie et l'aumônier.
- Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
- Assurez-vous que tous les officiers et anciens maîtres sont inscrits au 175e communication annuelle 25-27 octobre.
Sous-directeur
- Continuez à suivre la totalité des dons des agents au Fonds annuel, les agents donnant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
Secrétaire
- Commencer à préparer un rapport semestriel sur l'activité des membres, attendu en août.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
Trésorier
- Si votre loge a des employés, déposez le formulaire 941 de taxe sur les salaires trimestriel (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû en février),
- Si votre loge a des employés, déposez le formulaire trimestriel de taxe sur les salaires DE9/DE9C et déposez le formulaire DE88.
- Vous utilisez le système de paie Paychex ? Paychex remplira et déposera pour vous les déclarations de revenus trimestrielles ci-dessus. Assurez-vous de traiter votre paie dans le système Paychex Payroll sur une base mensuelle/régulière.
- Commencer à préparer le rapport financier semestriel, attendu en août. Vous utilisez Intacct ? Le rapport est disponible et généré automatiquement à partir du système Intacct. Assurez-vous que vos transactions financières sont enregistrées dans Intacct et que vos comptes bancaires sont rapprochés. Si vous avez besoin d'aide pour mettre à jour vos dossiers financiers dans Intacct, contactez les Services financiers au (415) 292-9170 ou servicesfinanciers@freemason.org.
Association de la salle
- Commencer à préparer le rapport semestriel, attendu en août.
Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Le mois dernier, nous avons demandé si votre lodge avait un comité d'accueil. Voir les résultats.
- 45% - Oui
- 37% - Non
- 18% - J'y travaille