Le meneur
La comptabilité simplifiée
Une nouvelle année apporte avec elle une nouvelle ligne d'officiers de loge, une nouvelle liste d'objectifs. Mais ne laissez pas le sentiment d'optimisme et d'opportunité aveugler votre loge sur l'autre chose que la nouvelle année apporte : la saison des impôts. Si les feuilles de calcul font battre votre cœur ou si une pile de reçus vous donne la migraine, ne vous inquiétez pas, de l'aide est disponible. De la déclaration de revenus au suivi de vos dépenses et revenus annuels, l'équipe des services financiers de Grand Lodge peut rendre la nouvelle année moins stressante.
"Le plus grand défi auquel je vois les loges sont confrontées est qu'elles ne mettent pas à jour leurs dossiers financiers sur une base mensuelle", explique Maribel Pasamic, contrôleur de la Grande Loge de Californie. "Ils attendent jusqu'à la fin de l'année et se bousculent pour le faire à temps." Le résultat est un tas de stress inutile. Mais il n'a pas besoin d'être de cette façon. Les loges californiennes ont accès à une suite d'outils pour faciliter ce type de comptabilité. Au centre de cette boîte à outils se trouve Intacct, un système comptable intégré. Avec Intacct, les lodges peuvent facilement suivre leurs dépenses. Et comme il est intégré à iMember 2.0, il facilite également l'enregistrement de vos revenus de cotisations, en vous fournissant une facture pour chaque paiement.
Au-delà de la facilité d'utilisation, Intacct simplifie la demande d'aide. Étant basée sur le cloud, l'équipe des services financiers de Grand Lodge peut accéder à distance aux dossiers d'un lodge via Intacct. Cela signifie également que les loges connaissent une transition transparente lorsqu'il y a un changement de trésorier ou de secrétaire - les nouveaux officiers n'ont plus à donner un sens à une pile de feuilles de calcul et de fichiers Quickbooks de leur prédécesseur.
C'est précisément ce qui plaît dans le programme à Eugène Jeanne, sous-directeur de Petaluma-Hamilton n ° 180 et membre du conseil d'administration de la Hall Association. Lorsqu'il s'est impliqué pour la première fois dans la gestion des finances de la salle, il a constaté qu'elles étaient gérées en partie manuellement et en partie via Quickbooks, bien qu'un seul membre connaisse suffisamment le programme pour s'en charger. "Donc, quand il était sorti, nous étions dans un dilemme", dit Jeanne.
Connaissant déjà Intacct, il a recommandé à l'association des salles d'adopter le système. "Maintenant, nous avons une personne qui fait les entrées, et chaque mois, je peux exécuter les rapports et les présenter", dit-il. Et s'il est indisposé, il est assez facile pour un autre membre de prendre sa place. Maintenant, il tourne son attention vers l'obtention du Vitruve n° 145 Temple Association à Petaluma sur le même système.
Et la meilleure partie est qu'à partir de 2021, ce service est entièrement gratuit pour les lodges. (Des frais de service minimes sont toujours facturés pour les associations de salle.)
Intacct est un service simple à utiliser, mais pour ceux qui ont besoin d'une introduction ou d'un rappel, vous pouvez contacter l'équipe des services financiers pour planifier un tutoriel individuel.
En plus d'Intacct, Grand Lodge propose d'autres services gratuits, notamment le dépôt de la déclaration annuelle 990/199 de votre lodge. Bien que les loges n'aient pas besoin d'utiliser Intacct pour accéder à ce service, les associations de salles doivent l'être pour en profiter. Parmi les autres services financiers gratuits offerts par Grand Lodge, citons l'aide à la collaboration avec l'IRS pour concilier les problèmes fiscaux et la gestion des membres en direct d'une loge et des investissements généraux. Dit Jeanne, "Je recommande Intacct à n'importe quel lodge. C'est un jeu d'enfant."
Si votre loge souhaite profiter de la série d'aides financières offertes par Grand Lodge, appelez l'équipe des services financiers de Grand Lodge au (415) 292-9170.
- Fournir une expertise technique et des conseils aux syndics des associations de salles pour les transactions immobilières avec des limitations opérationnelles, y compris les baux à long terme de plus de trois ans ; liste, vente et achat de biens immobiliers; prêts garantis/charge de biens immobiliers ; amélioration de leurs bâtiments; et des suggestions pour négocier des transactions et structurer des accords à court et à long terme.
- Offrir des conseils sur les approches stratégiques pour tirer parti de la valeur des propriétés de la salle.
- Offrir des consultations et un soutien pour remplir et obtenir une approbation écrite pour les dossiers de candidature du Comité des propriétés maçonniques de la Grande Loge, en utilisant les meilleures pratiques.
- Donner des conseils sur les problèmes d'amélioration des immobilisations et d'opérations de construction, tels que le financement des réserves, les projets solaires, etc.
- Fournir un soutien pour préparer des projections de trésorerie sur 6 à 12 mois.
- Fournir des conseils sur la préparation de la planification des projets d'immobilisations pluriannuels.
- Offrez des plans de versement de primes d'assurance aux halls ayant des problèmes de trésorerie.
- Servir de liaison entre le hall et le courtier/assureur pour les réclamations d'assurance de biens complexes.
- Réaliser des analyses coûts-avantages et des proformas financiers de projets immobiliers relatifs aux objectifs de l'association des loges et des salles.
- Fournir des estimations du coût de remplacement pour évaluer une couverture suffisante contre la perte de propriété.
Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle de janvier.
Comité exécutif
- Retenez l'installation des officiers ou continuez à préparer l'installation.
- Rencontrez l'inspecteur pour revoir votre plan pour l'année.
- Préparez-vous à assister aux retraites de leadership 2022 - les détails seront bientôt publiés.
Préfet principal, avec le comité exécutif
- Exhortez le maître présomptif, les surveillants et le diacre principal à exécuter rapidement la compétence de leur maître maçon, s'il n'est pas déjà terminé.
- Préparer le budget 2022 à présenter à la loge en janvier.
- Prévoyez un budget et préparez-vous à participer aux retraites de leadership de 2022.
- Assurez-vous que toutes les affectations des comités ont été déterminées. Après l'installation en tant que maître, confirmez les nominations au comité d'audit, de charité et de rétention des membres.
- Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
Secrétaire
- Continuez à envoyer les avis de cotisation et à percevoir les cotisations des membres.
- Commencer à préparer le rapport annuel du secrétaire à présenter à la loge en février.
- Passez en revue la liste des membres suspendus qui vous a été envoyée par la Grande Loge et déterminez si votre loge souhaite participer à la campagne de restauration 2022.
- Prévoyez un budget et préparez-vous à participer aux retraites de leadership de 2022.
Trésorier
- Commencer à préparer le rapport annuel du trésorier à présenter à la loge en février.
- Prévoyez un budget et préparez-vous à participer aux retraites de leadership de 2022.
- Assurez-vous que les registres financiers du lodge sont à jour et que les comptes bancaires sont rapprochés.
Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Pour votre chevalet
Utilisez ce contenu pour faire passer le mot sur l'adhésion à la Cornerstone Society et pour partager les ressources fournies par les maisons maçonniques de Californie.
Nouveau: Le Pavillon des Maisons Maçonniques
Le mois dernier, nous avons demandé combien de diplômes votre loge avait obtenus depuis son retour aux réunions en personne. Parmi ceux qui ont répondu :
- (0-3) - 65 %
- (4-9) - 33 %
- (10+) - 2%
