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Janvier 2019:
Lodge and Hall Santé financière

Table des matières

Santé financière de la loge et de la salle

En 2012, Morgan Hill Lodge et Keith Lodge ont fusionné pour créer le South Valley Lodge No. 187. Les frères ont décidé d'utiliser un bâtiment comme leur maison et de vendre l'autre, ce qui posait la question : que faire des associations de salles ? Ils en avaient deux, mais n'en avaient besoin que d'un.

C'était une décision importante, avec des implications fiscales – et elle était sur le point de devenir encore plus compliquée qu'ils ne l'avaient imaginé. Les frères se sont tournés vers l'équipe des services financiers du Grand Lodge pour obtenir de l'aide. Ces professionnels expérimentés comprennent :

  • Thomas Boyer
  • Maribel Pasamic
  • Lauren Mandujano
  • Marlène Huang
  • juin Apruebo
  • Linh Pham
  • Phil Pereira
  • Sarah Li
  • Jennifer Hua

Gregg Hall, qui était alors président de l'association de salle (maintenant appelée Leverton Masonic Hall Association) et est actuellement trésorier de South Valley Lodge No. 187, explique.

Naviguer dans la fusion

  • Avant de parler à l'équipe des services financiers, nous avons supposé que nous garderions simplement l'association de salle qui possédait le bâtiment que nous avions choisi. Mais l'équipe professionnelle de Grand Lodge a examiné tous les chiffres et a déterminé qu'il était beaucoup plus logique financièrement pour nous de conserver l'association de l'autre salle et de lui transférer la propriété du bâtiment. Cela nous a permis d'éviter plus de 100,000 XNUMX $ en taxes foncières.
  • Lors du processus de fermeture de l'association de salle indésirable, nous avons découvert que la salle avait utilisé par erreur le même numéro d'identification fiscale que le lodge, créant toutes sortes de problèmes fiscaux. Les services financiers nous ont aidés à régler le problème.

Rétablir le statut d'exonération fiscale

  • Puis nous avons découvert que l'association de salle que nous gardions avait perdu son statut d'exonération fiscale. Il y a des années, quelqu'un a eu une mauvaise idée des organismes sans but lucratif et des impôts et n'a pas payé les impôts de la salle pendant quelques années. En conséquence, l'IRS a révoqué le statut d'exonération fiscale, ce qui signifie que tout revenu devient imposable, y compris les dons importants. Il s'agit d'une dépense importante et d'un problème compliqué à résoudre.
  • Les services financiers ont déposé des impôts pour les années manquantes, puis nous ont guidés tout au long du long processus pour obtenir avec succès le rétablissement de notre statut d'exonération fiscale par l'IRS. Ils ont même obtenu l'annulation de nos pénalités. Maintenant, chaque fois que nous recevons un avis de l'IRS, je le transmets à notre équipe de Grand Lodge et ils s'en occupent.

Changement de nom

  • Nous voulions également changer le nom de notre association de salle, ce qui nécessite de soumettre une modification de nos statuts d'entreprise au secrétaire d'État. Grand Lodge a rempli les papiers pour nous.

Services au quotidien

  • Nous utilisons les services de comptabilité d'Intacct et de préparation des déclarations de la Grande Loge. C'est génial : je dis à l'équipe des services financiers ce dont nous avons besoin, et ils ont déjà les informations pour commencer. Je n'ai même pas besoin d'envoyer des copies de nos informations financières, car tout est téléchargé sur Intacct.
  • Dans le cadre de l'utilisation d'Intacct, nous communiquons fréquemment avec les Services financiers pour des questions comptables. Par exemple, lorsque nous avons acheté du matériel de cuisine en tant que dépense en capital, ils ont calculé l'amortissement.

J'ai une formation en affaires et en comptabilité, et je compte toujours sur les gens de l'équipe des services financiers de Grand Lodge. Ils sont là pour vous aider. Ils fournissent des connaissances spécialisées et une expérience que le membre moyen ne possède tout simplement pas.

Contact : Salle Gregg

Conseils pour la santé financière

La salle est souvent l'atout le plus précieux de votre lodge. Voici quelques suggestions pour en tirer le meilleur parti et éviter des erreurs coûteuses.

Plan d'entretien pluriannuel
Reporter l'entretien peut finalement devenir très coûteux si des réparations d'urgence sont nécessaires. Créez un plan d'entretien pluriannuel pour la salle et respectez-le. Se souvenir de:

  • Incluez toutes les activités d'entretien nécessaires, leur fréquence et leurs coûts estimés - de la lutte antiparasitaire au nettoyage des gouttières en passant par la réparation du toit.
  • Tenez compte de l'augmentation des coûts due à l'âge du bâtiment, aux conditions saisonnières ou aux besoins des locataires.
  • Planifiez à l'avance les inspections nécessaires, y compris leurs coûts et la fréquence à laquelle elles sont nécessaires.
  • Estimez une allocation pour la maintenance réactive et imprévue.
  • Des questions? Contacter Grand Lodge Services immobiliers.

Locations

  • Ajout de locataires de détail à l'espace de devanture, le cas échéant.
  • Louer la salle à d'autres loges, organismes concordants, écoles, églises et groupes communautaires.
  • Contacter la chambre de commerce locale pour annoncer la disponibilité de locations périodiques limitées telles que des groupes de discussion, des cours de danse, des formations hors site et des fêtes.
  • En utilisant peerspace.com et locations.com pour répertorier et louer des espaces à l'heure ou à la journée.

Fixez un taux de location qui dépasse votre coût d'exploitation minimum et reflète la juste valeur marchande.

  • Coût d'exploitation minimal : Dépenses d'exploitation moyennes sur trois ans pour trouver le coût d'exploitation annuel moyen. Divisez par 365 pour trouver le coût quotidien moyen. Divisez par la superficie en pieds carrés de la propriété pour trouver le coût quotidien moyen par pied carré. Pour trouver votre coût d'exploitation minimum, multipliez le coût quotidien par pied carré par la superficie louée et le délai.
  • Juste valeur locative marchande : Comparez votre taux de location par rapport à des bâtiments comparables dans la communauté, tels que des centres communautaires, des bibliothèques, des centres pour personnes âgées, des églises et des lieux d'événements. (Les courtiers fournissent souvent des informations sur le marché gratuitement.)
  • Des questions? Contacter Grand Lodge Services immobiliers.

NOUVEAU! Assurez-vous que les clients peuvent facilement trouver et louer la salle avec un modèle de site Web de salle convivial de Grand Lodge. Voir un exemple de site Web. Pour créer un site pour votre salle, contactez Les communications.

Taxes
L'erreur la plus coûteuse est de perdre votre statut d'exonération fiscale auprès de l'IRS - alors assurez-vous de déclarer toutes les taxes rapidement et avec précision. Demandez à un comptable de préparer ou de vérifier vos formulaires, ou envisagez les services de Grand Lodge comme Intacct et préparation d'impôt.

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Votre check-list de janvier

Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle de janvier :

Comité exécutif

Maître, avec le comité exécutif

  • Soumettre le budget 2019 pour approbation lors de la réunion indiquée.
  • Présenter le calendrier 2019 et le plan de programme lors de la réunion indiquée.
  • Confirmer les nominations aux comités d'audit, de bienfaisance et de rétention des membres et examiner les responsabilités avec chacun.
  • Confirmer les autres nominations au comité et revoir les responsabilités avec chacun.
  • Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.

Directeur principal

  • Confirmer les entraîneurs candidats et passer en revue les responsabilités.
  • Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
  • Commencer à préparer le plan de programme 2020.
  • Commencer à préparer le budget 2020.
  • Commencer à préparer les nominations des officiers en 2020.
  • Commencer à préparer l'installation des officiers en 2020.

Sous-directeur

  • Confirmer avec le trésorier les politiques et procédures du fonds de rafraîchissement, s'il y a lieu.

Secrétaire

  • Continuer à percevoir les cotisations en souffrance des membres (elles étaient dues le 1er janvier).
  • Continuez à vous préparer rapport annuel du secrétaire à présenter à la loge en février.

Trésorier

  • Continuer à préparer le rapport annuel du trésorier à présenter à la loge en février.
  • Si votre loge a des employés, déposez les charges sociales fédérales et étatiques.
    • Formulaire IRS 941, dû en janvier (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû le 31 janvier)
    • Les formulaires d'État DE9/DE9C et DE88 (formulaire de dépôt), dus en janvier, doivent être déposés par voie électronique
    • Formulaire IRS 940 (chômage fédéral), dû en janvier
    • W-2, dû aux employés en janvier
    • W-3 et copie de W2, à remettre à l'IRS au plus tard le 31 janvier
    • Vous utilisez Intacct ou le système de paie Grand Lodge? Les services financiers rempliront vos formulaires de paie 940, 944, W-2 et W-3
  • Si votre lodge ou salle emploie des entrepreneurs indépendants :
    • Distribuez le 1099-MISC aux entrepreneurs avant le 31 janvier.
    • Remplissez le formulaire 1096 avec les formulaires 1099-MISC et envoyez ces déclarations à l'IRS au plus tard le 31 janvier.
    • Vous utilisez Intacct ? Communiquez avec les Services financiers au servicesfinanciers@freemason.org ou (415) 292-9170 pour obtenir de l'aide pour générer les rapports 1096 et 1099 d'Intacct

Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.

Pour votre chevalet

Février est le mois des veuves maçonniques, un moment pour tendre la main aux amoureux et montrer votre soutien en tant que loge. Pourquoi ne pas démarrer un programme bricoleur en même temps ? Aider les amoureux et les autres membres âgés de la maison est un geste attentionné qui améliore également leur sécurité s'ils vivent seuls. Utilisez ceci Lancer un projet bricoleur source d'idées. Une fois que vous êtes prêt à commencer, annoncez vos services sur le chevalet de votre lodge en utilisant le modèle d'annonce ci-dessous. Remplissez simplement le nom et le numéro de téléphone du frère de loge qui organisera le calendrier des projets de bricoleur.

Ce mois-ci:
Annonce de bricoleur
Vieillir avec succès à Acacia Creek

Partagez votre chevalet.

Retrouvez-le sur freemason.org

Du mois des écoles publiques au mois des anciens combattants maçonniques, de nombreux mois de l'année fraternelle sont désignés par une proclamation spéciale du grand maître, encourageant les loges à se concentrer sur un sujet important pour la maçonnerie californienne.

Maintenant, vous pouvez tous les trouver en un seul endroit : Dans la section des nouvelles de freemason.org. Voir Voir les proclamations 2019.

Téléchargez les proclamations à venir à lire lors de la réunion indiquée, incluez-les dans votre chevalet, annoncez-les dans l'application du lodge et partagez-les de toute autre manière avec la famille fraternelle.

question du mois

Le mois dernier, nous vous avons demandé de partager quelque chose de nouveau que votre lodge a essayé en 2018. Parmi ceux qui ont répondu :

  • 43% - Nouvelle technologie, ex. application lodge ou PayPal
  • 29% - Nouvelle programmation, ex. Série d'éducation maçonnique ou activité de camaraderie
  • 29% - Nouvelle tradition de diplôme, ex. cadeaux candidats ou dîner spécial
  • 21% - Nouvel engagement caritatif, ex. Officier à 100 % donnant ou Écrivons l'avenir
  • 14% - Nouveau service Grand Lodge, ex. Intact ou préparation des déclarations
  • 14% - Nouvelle formation, ex. Lodge Outreach Program ou retraite de leadership 2018