Le meneur
Décembre 2019 : Gestion de votre association Hall
Table des matières
La mort et les impôts : une introduction à la gestion de votre association Hall
Ce sont les seules garanties qu'offre la vie, comme on dit. Et pour Michael Vickerman, ancien maître de l'Antioch Brentwood Lodge No. 175, ils vont de pair. "Les impôts m'ennuient à mourir", dit Vickerman en riant. Chauffeur de camion de métier, en 2010, Vickerman s'est retrouvé à assumer le poste de trésorier de l'association de la salle du lodge par nécessité - et a presque immédiatement été confronté à un très gros problème.
Sans aucune formation financière formelle et face au baril d'une dette fiscale écrasante, Vickerman a été contraint d'apprendre à la volée et de se familiariser avec la suite croissante de services centralisés disponibles pour les associations de salle. Malgré ses propres appréhensions et des années de négligence, Vickerman était - avec une aide significative du personnel de la Grande Loge - finalement capable de repousser l'Oncle Sam et de remettre la maison de la salle en ordre.
Redresser le navire
Quelques mois seulement après avoir pris ses fonctions de trésorier de l'association de salle, Vickerman a reçu une lettre de menace de l'IRS - un signe certain que tout n'allait pas bien. Il s'agissait d'une facture d'impôts impayés remontant à plusieurs années. Il s'avère que l'Antioch Brentwood Hall Association n'avait pas produit de déclarations de revenus ni même communiqué avec l'IRS depuis des années. Dans l'intervalle, le State Franchise Tax Board avait révoqué le statut fiscal 501 (c) 3 de l'association, ce qui signifiait que les maigres revenus générés par les espaces de vente au rez-de-chaussée du bâtiment du lodge étaient désormais pleinement imposables en tant que revenu.
Déjà, la loge subventionnait le budget de l'association de la salle et aidait à payer ses factures mensuelles de services publics. La perte de son statut d'exonération fiscale a fait de l'association un fardeau encore plus lourd, qui menaçait de faire sombrer la loge dans la faillite. Agissant rapidement, Vickerman a rassemblé autant de dossiers financiers de l'association qu'il a pu trouver et a présenté son problème à un spécialiste en déclarations. Malheureusement, plutôt que d'aider la situation, le préparateur a mal classé les impôts de l'association, aggravant un problème déjà grave. « C'est alors que j'ai approché la Grande Loge », dit Vickerman. "Et c'était comme si une lumière s'était allumée."
À l'époque, l'équipe des services financiers de la Grande Loge commençait à peine à déployer son programme de rapports financiers et de tenue de livres, Intacct. Ainsi, au cours des deux années suivantes, Vickerman a travaillé avec le personnel pour importer les dossiers financiers de l'association des salles dans le nouveau système. "Chaque année, le personnel a aidé à déposer nos impôts et à établir un historique des déclarations, ce qui était important dans nos efforts pour récupérer notre statut d'exonération fiscale", a déclaré Vickerman. Entre-temps, il a assisté à la retraites des secrétaires et trésoriers et a pris confiance dans ses compétences croissantes en comptabilité.
Enfin, début 2019, Vickerman a reçu la lettre sur laquelle il travaillait : une notification du California State Franchise Tax Board indiquant que l'Antioch Brentwood Hall Association avait recouvré son statut d'exonération fiscale. Au total, l'équipe des services financiers de Grand Lodge a réussi à réduire l'obligation fiscale de l'association de salle de près de 2,000 800 $ à seulement XNUMX $. Et ce faisant, Vickerman avait finalement réglé les finances de l'association et établi une méthode pour la gérer dans le futur. "Si un chauffeur de camion peut le faire", dit Vickerman, "n'importe qui peut le faire."
Conseils pour maintenir la santé financière de la salle
La salle est souvent l'atout le plus précieux de votre lodge. Voici quelques suggestions pour en tirer le meilleur parti et éviter des erreurs coûteuses.
Plan de maintenance pluriannuel
Reporter l'entretien peut devenir très coûteux si des réparations d'urgence sont nécessaires. Créez un plan d'entretien pluriannuel pour la salle et respectez-le. Se souvenir de:
- Incluez toutes les activités d'entretien nécessaires, leur fréquence et leurs coûts estimés, de la lutte antiparasitaire au nettoyage des gouttières en passant par la réparation du toit.
- Tenez compte de l'augmentation des coûts due à l'âge du bâtiment, aux conditions saisonnières ou aux besoins des locataires.
- Planifiez à l'avance les inspections nécessaires, y compris leurs coûts et la fréquence à laquelle elles sont nécessaires.
- Estimez une allocation pour la maintenance réactive et imprévue.
- Des questions? Contacter Grand Lodge L'équipe des services immobiliers.
Locations
- Envisagez d'ajouter des locataires de détail à l'espace de devanture, le cas échéant.
- Envisagez de louer la salle à d'autres loges, organismes concordants, écoles, églises et groupes communautaires.
- Contactez la chambre de commerce locale pour annoncer la disponibilité de locations périodiques limitées telles que des groupes de discussion, des cours de danse, des formations hors site et des fêtes.
- Utilisez peerspace.com et Rentals.com pour répertorier et louer un espace sur une base horaire ou quotidienne
- Calculez votre coût d'exploitation minimum : Dépenses d'exploitation moyennes sur trois ans pour trouver le coût d'exploitation annuel moyen. Divisez cela par 365 pour trouver le coût quotidien moyen. Divisez par la superficie en pieds carrés de la propriété pour trouver le coût quotidien moyen par pied carré. Pour trouver votre coût d'exploitation minimum, multipliez le coût quotidien par pied carré par la superficie louée et le délai.
- Déterminer la juste valeur locative marchande : Comparez votre taux de location par rapport à des bâtiments comparables dans la communauté, tels que des centres communautaires, des bibliothèques, des centres pour personnes âgées, des églises et des lieux d'événements. (Les courtiers fournissent souvent des informations sur le marché gratuitement.)
- Des questions? Contacter Grand Lodge L'équipe des services immobiliers.
Taxes
- L'erreur la plus coûteuse possible pour une association de salle est de perdre votre statut d'exonération fiscale auprès de l'IRS, alors assurez-vous de déclarer toutes les taxes rapidement et avec précision. Demandez à un comptable de préparer ou de vérifier vos formulaires, ou envisagez les services de Grand Lodge comme Intacct et préparation d'impôt.
Votre liste de contrôle de décembre
Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle de décembre.
Comité Exécutif
- Retenez l'installation des officiers ou continuez à préparer l'installation.
- Rencontrez l'inspecteur pour revoir votre plan pour l'année.
- Budget et préparation pour y assister Retraites des dirigeants 2020.
- Partagez avec votre loge les dates et sujets des Conférence internationale UCLA 2020 sur la franc-maçonnerie.
Préfet principal, avec le comité exécutif
- Exhortez le maître présomptif, les surveillants et le diacre principal à exécuter rapidement la compétence de leur maître maçon, s'il n'est pas déjà terminé.
- Préparer le budget 2020 à présenter à la loge en janvier..
- Prévoyez un budget et préparez-vous à participer aux retraites de leadership de 2020, en particulier le camp d'entraînement de la Hall Association au Retraites du secrétaire et du trésorier.
- Assurez-vous que toutes les affectations des comités ont été déterminées. Après l'installation en tant que maître, confirmez les nominations au comité d'audit, de bienfaisance et de rétention des membres
- Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
Secrétaire
- Continuez à envoyer les avis de cotisation et à percevoir les cotisations des membres.
- Commencer à préparer le rapport annuel du secrétaire à présenter à la loge en février.
- Passez en revue la liste des membres suspendus qui vous a été envoyée par la Grande Loge et déterminez si votre loge souhaite participer à la Campagne de Restauration.
- Budget et préparation pour y assister Retraites des dirigeants 2020, en particulier le camp d'entraînement de la Hall Association lors des retraites du secrétaire et du trésorier.
Trésorier
- Commencer à préparer le rapport annuel du trésorier à présenter à la loge en février.
- Budget et préparation pour y assister Retraites des dirigeants 2020, en particulier le camp d'entraînement de la Hall Association lors des retraites du secrétaire et du trésorier.
Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Pour votre chevalet
L'inscription à la Conférence internationale de l'UCLA sur la franc-maçonnerie est maintenant ouverte ! Assurez-vous que vos membres ne le manquent pas. Découvrez également Masonic Gold, le magnifique nouveau livre de table basse sur l'histoire et le développement de 20 lodges Gold Country est disponible à l'achat. Ceux-ci font d'excellents cadeaux d'installation ou de vacances. Téléchargez cette publicité pour la conférence UCLA et le livre Gold Country.
Ce mois-ci:
Conférence internationale de l'UCLA sur la franc-maçonnerie
L'or maçonnique : la maçonnerie dans le filon-mère de la Californie
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