Août 2023:
Une inondation arrive
Ce n'est un secret pour personne qu'au cours des dernières années, les maçons de Californie ont fait un effort concerté pour partager plus largement les informations sur la fraternité - et les gens le remarquent. Rien que le mois dernier, le #IAMason La campagne s'est avérée un énorme succès, les publications participantes atteignant près de trois fois plus de personnes que la campagne de l'année dernière (voir ci-dessous pour plus de détails). Cette plus grande portée s'accompagne (espérons-le) d'un plus grand intérêt pour la franc-maçonnerie et (espérons-le) d'un plus grand nombre de demandes de renseignements. Et c'est quelque chose auquel les loges doivent se préparer, et vite.
Juillet a marqué la deuxième année #Je suis un Mason campagne, notre effort désormais annuel sur les réseaux sociaux pour mettre en évidence la fraternité et la signification incroyable que nos membres tirent de l'appartenance. Alors que nous diffusions principalement vers ceux de Californie, l'effort a attiré une attention considérable dans les juridictions étrangères. Cette année, des loges d'aussi loin que Kuala Lumpur et l'Angleterre ont participé. Des simples mises à jour de statut Facebook aux vidéos et selfies, ces publications ont attiré près de 20,000 6 personnes dans des discussions autour du hashtag en ligne. Au total, ceux-ci ont touché plus de XNUMX millions de personnes dans le monde.
Comment cela se compare-t-il à la portée de l'année dernière? Eh bien, 2023 a vu plus de 3 fois plus de personnes s'engager dans la campagne, ce qui a entraîné 3 fois plus d'impact par rapport à la campagne de l'année dernière. Bravo à tous ceux qui ont participé !
Jordan Yelinek, le grand secrétaire adjoint et directeur des services aux membres, est optimiste quant à ce que des efforts comme celui-ci signifient pour les membres à l'avenir. "Nous allons voir un afflux important de prospects et les loges doivent s'y préparer", déclare Yelinek. Au cours des deux dernières années, la Grande Loge de Californie a constitué une équipe de trois « membres conseillers » dont le travail consiste à accueillir et à examiner les prospects qui font des demandes via la Grande Loge (principalement en ligne). L'année dernière seulement, plus de 5,000 XNUMX de ces prospects ont contacté franc-maçon.org. "Nous attirons des gens du monde entier qui nous contactent", déclare Yelinek. "Et pour ceux qui vivent en dehors de notre État, nous faisons notre part pour les diriger vers leur propre juridiction." Mais pour la plupart, les personnes qui contactent Grand Lodge vivent ici en Californie, et c'est là que le vrai travail commence. "Notre équipe sélectionne ces prospects pour s'assurer qu'ils sont éligibles à l'adhésion, et sur ces plus de 5,000 4,200 demandes l'année dernière, nous avons transmis environ XNUMX XNUMX membres potentiels à nos loges."
C'est une moyenne d'environ 10 prospects par loge, ce qui n'est pas un nombre insignifiant et certainement assez pour submerger une loge qui n'est pas prête à y faire face. Lorsqu'on lui a demandé ce qu'un lodge peut faire pour gérer les prospects, Yelinek recommande une version de la «méthode Take 5».
Dans cette méthode, un prospect devrait avoir deux hôtes, qui devraient accueillir le prospect à trois réunions « pour vous connaître », qui devraient être suivies en invitant le prospect à un minimum de quatre événements de loge. L'ensemble du processus devrait prendre cinq mois. C'est compris?
- Un prospect
- Deux hôtes
- Trois rencontres
- Quatre événements de lodge
- Cinq mois
Le but d'avoir deux hôtes est de fournir une redondance au cas où l'un des hôtes ne serait pas en mesure d'assister à l'une des réunions. Ces hôtes devraient faire partie d'un «comité d'accueil» plus large dont le travail consiste à établir le premier contact avec un prospect suite à la recommandation de la Grande Loge (ou chaque fois que quelqu'un s'approche directement de la loge). Les membres du comité d'accueil devraient participer aux réunions « pour faire connaissance » afin que le prospect assiste à un événement de la loge, qu'il puisse reconnaître trois ou quatre personnes et se sentir plus chez lui.
"Les lodges ne devraient pas se sentir obligés de suivre ce modèle exact", déclare Yelinek. "N'hésitez pas à vous adapter si nécessaire." Mais en fin de compte, les lodges doivent disposer d'un modèle de gestion des prospects, car, selon Yelinek, nos efforts de sensibilisation "ne font qu'effleurer la surface".
Rencontrez Justin Ortega, nouveau représentant des services aux membres
Le département des services aux membres de la Grande Loge est en pleine croissance - et c'est une bonne nouvelle pour les loges du monde entier. Avec une plus grande capacité à recevoir et à diriger les prospects en ligne vers les loges les plus proches (ou les plus pratiques) d'eux, nous ferons des progrès significatifs vers l'augmentation du nombre de membres dans tout l'État. Ici, apprenez à connaître notre plus récent ajout à l'équipe, Justin Ortega.
LE MENEUR: Bienvenue Justine. Pouvez-vous nous parler un peu de vous ? Quel est votre lien avec la franc-maçonnerie ?
JUSTIN ORTEGA : J'ai été élevé comme maître maçon en 2022 après avoir suspendu ma pétition depuis 2020 en raison de COVID-19, lorsque ma loge mère ne délivrait pas de diplômes. Je suis actuellement membre de Surfside Lodge n ° 112 à Oceanside, près de San Diego, sous la juridiction du Très Vénérable Prince Hall Grande Loge de Californie, ainsi qu'un membre du chapitre 4 de la Sainte Arche Royale de Mt. Moriah. Cette année, j'ai été nommée secrétaire adjointe de ma loge. J'ai eu la chance d'en savoir plus sur le bureau du secrétaire et d'un ancien maître très expérimenté de notre loge avec une quantité énorme de connaissances et de sagesse. Il m'apprend quelque chose de nouveau chaque jour et incarne l'expression «rendre les bons hommes meilleurs».
LE MENEUR: Et comment décririez-vous votre travail ici avec la Grande Loge de Californie ?
JUSTIN ORTEGA : Je suis maintenant conseiller en adhésion pour les maçons de Californie, que j'ai commencé le mois dernier. Avant ce travail, j'étais en service actif dans le Corps des Marines, où j'ai été déployé plus de 10 fois en Irak, en Afghanistan, en Malaisie, en Afrique du Nord, en Géorgie, au Japon et en Corée. Après 22 ans, j'ai pris ma retraite de l'armée et j'ai obtenu mon diplôme en gestion des ressources humaines et j'ai travaillé comme responsable des ressources humaines dans une société de sécurité privée avant d'avoir cette fantastique opportunité de travailler pour les maçons de Californie.
LE MENEUR: Quelle a été la chose la plus surprenante (ou intéressante ou passionnante) que vous ayez découverte pendant votre temps de travail pour GL ?
Meilleures pratiques et conseils de diligence raisonnable pour les associations de salles concernant la réparation/l'amélioration des bâtiments
Si la Hall Association de votre loge envisage ou se prépare à subir des réparations ou des améliorations, il est important de mettre tous les points sur les I et de croiser les T. Ici, l'équipe de Grand Lodge Real Estate a compilé quelques rappels utiles pour vous aider à éviter les erreurs courantes.
- Obtenir au moins deux ou trois offres similaires et compétitives sur la même portée écrite des travaux.
- L'étendue des travaux doit être complète et indiquer les spécifications sur les matériaux, l'équipement, etc.
- Pour les projets de rénovation complexes, explorez la possibilité d'engager des professionnels pour produire des dessins de conception, des rapports d'ingénierie structurelle, des rapports sur les termites et d'autres inspections de bâtiments pertinentes dans le cadre de votre diligence raisonnable.
- Assurez-vous que tous les documents d'offre/contrat font référence à l'association de la salle et non à la loge en tant que « client » ou « client ».
- Les documents d'appel d'offres/de contrat doivent clairement définir un calendrier d'achèvement du projet et des informations sur la garantie
- Le document de soumission/contrat doit contenir des modalités de paiement progressif, l'acompte ne dépassant pas 10 % du coût total du projet ou 1,000 XNUMX $, selon le moindre des deux.
- Sélectionnez un entrepreneur en utilisant plusieurs critères, y compris le coût, la compétence, le professionnalisme et la réputation, et assurez-vous que l'entrepreneur est agréé et correctement assuré.
- Obtenir ou demander à l'entrepreneur d'obtenir les permis requis de la ville et/ou du comté pour le projet en cours.
- Formaliser la sélection de l'entrepreneur lors d'une réunion du conseil d'administration de la Hall Association, ce qui devrait être reflété dans le procès-verbal de la réunion du conseil.
- Solliciter les contributions et l'adhésion de diverses disciplines au sein de la loge et de la Hall Association, et obtenir l'approbation du financement de la loge propriétaire lors d'une réunion déclarée de la loge, le compte d'investissement de la loge et le fonds désigné pour le bâtiment étant les sources de financement les plus courantes pour projets d'amélioration.
- Obtenir l'approbation écrite appropriée du Comité des propriétés maçonniques de la Grande Loge pour les projets d'amélioration/réparation supérieurs au seuil de 25,000 XNUMX $, comme l'exige le Code maçonnique de Californie (CCM).
- Avant le début de tout travail, obtenir un certificat d'assurance responsabilité (COI) de chaque entrepreneur, désignant l'Association Hall comme assuré supplémentaire et titulaire du certificat pour la couverture d'assurance responsabilité générale ; le COI doit également inclure une assurance contre les accidents du travail et une assurance responsabilité civile automobile pour les entrepreneurs utilisant des employés et des véhicules dans les locaux du hall.
Si votre association de salle a des questions sur ces conseils et exigences de diligence raisonnable pour un dossier de demande d'améliorations complet, veuillez envoyer un e-mail immobilier@freemason.org
Pour votre chevalet
Utilisez ce contenu pour faire connaître les ressources fournies par la California Masonic Foundation, les Masonic Homes of California, etc.
Services de santé maçonniques :
Services au MCYAF tout au long de la vie
Le Pavillon des Maisons Maçonniques
Maisons maçonniques de Californie Ressources
Philanthropie maçonnique :
Bibliothèque de ressources maçonniques de l'Ordre des jeunes
Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle d'août.
Comité exécutif
- Faites des plans pour que votre maître de loge, vos gardiens ou d'autres représentants assistent à la Communication annuelle Octobre.
Préfet principal, avec le comité exécutif
- Identifier et approcher les membres pour 2024 postes d'officiers élus et nommés ouverts.
- Exhortez le maître présomptif, les surveillants et le diacre principal à exécuter rapidement la compétence de leur maître maçon, s'il n'est pas déjà terminé.
- Exhortez les officiers respectifs à répondre rapidement aux questions du capitaine, du directeur principal et du directeur junior.
- Identifier et approcher les membres pour l'audit 2024, la rétention des membres et tout autre comité.
- Établissez un calendrier pour 2024 et identifiez les leaders de l'événement.
- Poursuivre la préparation du budget 2024.
- Fixez la date d'installation et approchez l'officier d'installation, le maître de cérémonie et l'aumônier.
- Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
Sous-directeur
- Continuez à suivre la totalité des dons des agents au Fonds annuel, les agents donnant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
Secrétaire
- Loge payante par habitant.
- Préparer un rapport semestriel sur l'activité des membres, attendu en août.
- Présentez et votez Campagne de rétablissement de l'adhésion lors d'une réunion déclarée pour inviter les membres suspendus à revenir dans le giron.
Trésorière
- Loge payante par habitant.
- Préparer un rapport semestriel sur l'activité des membres, attendu en août.
- Si votre loge a des employés, déposez le formulaire 941 de taxe sur les salaires trimestriel (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû en février),
- Si votre loge a des employés, déposez le formulaire trimestriel de taxe sur les salaires DE9/DE9C et déposez le formulaire DE88.
- Vous utilisez le système de paie Paychex ? Paychex remplira et déposera les déclarations de revenus trimestrielles ci-dessus pour vous. Assurez-vous de traiter votre paie dans le système de paie Paychex sur une base mensuelle/régulière.
- Commencer à préparer le rapport financier semestriel, attendu en août. Vous utilisez Intacct ? Le rapport est disponible et généré automatiquement à partir du système Intacct. Si vous avez besoin d'aide pour mettre à jour vos dossiers financiers dans Intacct. veuillez contacter les services financiers, Tel: 415-292-9170, servicesfinanciers@freemason.org.
Association de la salle
- Présenter le rapport semestriel, attendu en août.
Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Le mois dernier, nous avons demandé si votre lodge avait vu une augmentation des prospects au cours de la dernière année ?
- 69% - Oui
- 31% - Non