Avril 2025:
Gérer les archives de votre loge
Les loges accumulent beaucoup de choses – on parle de cartons et de cartons. Certains sont importants, tandis que d'autres peuvent probablement être jetés lors d'un grand nettoyage de printemps.
Mais avant de commencer à jeter les archives de la loge à gauche et à droite, n'oubliez pas de consulter le « calendrier de conservation » créé par Joseph Evans, archiviste et gestionnaire des collections de la Bibliothèque Henry Wilson Coil et musée de la franc-maçonnerie à San Francisco. (Le calendrier de conservation se trouve dans iMember, sous la rubrique « Ressources », intitulée « Informations sur la conservation des stocks et des documents ».)
Vous y découvrirez que tous ces documents ne se valent pas. Certains documents importants doivent être conservés indéfiniment, tandis que d'autres ne doivent être conservés que quelques années. Et certains ne sont que de simples vieux documents obsolètes.
Besoin d'aide pour gérer vos affaires ? Contactez-nous. jevans@freemason.org. Evans travaille non seulement avec les loges pour gérer leurs propres dossiers, mais parfois les aide à transférer leurs dossiers aux soins de la Grande LogeCeci fait partie d'un accord de dépôt d'archives par lequel la Grande Loge conserve vos archives à San Francisco, où elles sont disponibles et prêtes à être utilisées dès que vous en avez besoin. « Les loges restent propriétaires des documents », explique Evans. « La Grande Loge accepte simplement de gérer la collection en leur nom. »
C'est ce que l'équipe chez Crow Canyon n ° 551 « Notre loge possédait des archives provenant de huit regroupements différents », explique Perry Kahr, secrétaire de la loge. « Travailler avec la Grande Loge a été facile. Ils ont coordonné l'enlèvement de nos cartons d'archives et nous ont envoyé un inventaire complet, accompagné d'un contrat de gestion des archives. »
Gestion des archives de la Loge : conseils de base pour leur conservation
Vous souhaitez conserver les archives de votre loge ? Suivez ces conseils de base pour bien les conserver. Consultez le Lignes directrices pour la conservation des objets et des archives papier pour des instructions détaillées.
- Gardez les objets à l'abri de la lumière directe du soleil
- Lutte contre les parasites tels que les insectes et les rongeurs
- Rangez vos registres, albums et papiers dans des boîtes ou des bacs en carton, à l'abri de la poussière et de la saleté. Évitez les contenants en plastique : ils empêchent la circulation de l'air, ce qui peut favoriser la formation de moisissures.
- Étiquetez les boîtes avec le contenu et la date du matériel
- Conserver dans un endroit propre et sombre comme un placard. Évitez les sous-sols, les garages, les greniers et les hangars de stockage, qui sont sensibles à l'humidité et aux fortes fluctuations de chaleur et d'humidité
- Enregistrez le contenu des cartons et leur emplacement sur votre inventaire
Et n'oubliez pas que les archives de la Grande Loge sont disponibles si vous avez des questions ou rencontrez un problème, ou même si vous souhaitez simplement faire une visite la prochaine fois que vous êtes en ville.
Pour Proclamations 2025 du Grand Maître SalazarLe 17 avril est un journée de service à l'échelle de l'État. Voir son message ci-dessous :
En l'honneur du 175e anniversaire des Francs-maçons de Californie, le 17 avril 2025 est une Journée de service pour la fraternité. J'appelle tous les Francs-maçons, loges et membres de notre famille fraternelle élargie de Californie à collaborer pour avoir un impact positif sur leur communauté. Nos loges sont à leur meilleur, et plus fortes, lorsqu'elles sont perçues comme des membres essentiels et engagés de la communauté locale. C'est ainsi non seulement que nous laissons notre empreinte sur le monde qui nous entoure, mais aussi que nous faisons connaître notre organisation et ses valeurs. Ainsi, le service communautaire est un élément essentiel de l'avenir de notre fraternité.
Que ce soit à titre individuel, en tant que loge ou en tant que district, j'appelle les francs-maçons californiens à choisir un projet local louable et à s'y engager en se portant volontaires ou en apportant leur aide de la manière la plus efficace. Rendons-nous visibles auprès de ceux qui nous entourent. Portez votre t-shirt, votre chapeau ou votre badge maçonnique ; publiez des photos et des vidéos sur les réseaux sociaux. Attirez l'attention sur ce que font les francs-maçons et ce qu'ils représentent. Lorsque le monde nous verra honorer nos obligations, il reconnaîtra ce que nous, les francs-maçons, avons toujours su : le but suprême de la franc-maçonnerie est d'améliorer le monde pour tous.
Cordialement et fraternellement,
Arthur L. Salazar, Jr., Grand Maître
Si l'on vous donnait une question à poser au Divin, quel mystère profond chercheriez-vous à percer ? Sur l'immensité de l'univers, sur un sujet personnel, sur la compréhension de la souffrance qui vous entoure ou sur la nature de la conscience ?
Imaginez maintenant que la réponse à toutes les questions soit : « Regarde en toi. Tout ce que tu cherches est déjà en toi. »
Cette réponse simple peut briser la vision extérieure de beaucoup, car elle force à l'introspection. Elle nous oblige à nous confronter à notre propre être. Quand nous a-t-on appris cela ? (Peut-être jamais…) Une autre question, tout aussi importante, pourquoi pas ?
Mais cela révèle quelque chose d'important pour vous. Soudain, vos réponses ne sont plus lointaines, elles résident dans les recoins silencieux de votre cœur. La quête de validation extérieure s'estompe, remplacée par une quête profonde de révélation (de soi). Nous devenons de nouveaux explorateurs.
Imaginez maintenant la vraie liberté : sans fardeau financier, sans obligations. Que feriez-vous ? Voyageriez-vous, créeriez-vous, vous reposeriez-vous sans les soucis du travail, parleriez-vous plus ouvertement avec votre famille ? Après mûre réflexion, ce choix révélerait votre vraie nature, vos désirs les plus profonds. Il révélerait vos passions endormies sous le poids du quotidien.
Façons d’explorer votre moi intérieur :
⬩ Réflexion silencieuse : Consacrez du temps au calme. Méditez, tenez un journal ou asseyez-vous simplement en silence.
⬩ Libérez-vous de vos attentes : identifiez les pressions sociales ou personnelles qui influencent vos choix. Remettez en question leur validité.
⬩ Explorez vos passions : Repensez aux activités qui vous passionnent. Réinvestissez-les, même par petites touches.
Acceptez votre vulnérabilité : connectez-vous aux autres de manière authentique. Partagez vos pensées et vos sentiments sans crainte de jugement.
⬩ Cherchez la guidance intérieure : faites confiance à votre intuition. Soyez attentif aux subtils coups de pouce qui vous guident vers votre véritable chemin.
⬩ Étapes concrètes : Commencez petit. Si vous voulez peindre, peignez. Si vous voulez écrire, écrivez. Chaque étape vous aide à reconnaître votre moi intérieur.
La question devient alors : êtes-vous assez courageux pour vivre les réponses que vous trouvez ?
Carlos M. Diez, Jr., grand orateur
Utilisez ce contenu pour faire connaître les ressources fournies par la California Masonic Foundation, les Masonic Homes of California, etc.
Services de santé maçonniques :
Services au MCYAF tout au long de la vie
Le Pavillon des Maisons Maçonniques
Maisons maçonniques de Californie Ressources
Philanthropie maçonnique :
Bibliothèque de ressources maçonniques de l'Ordre des jeunes
Gardez le cap sur les affaires du lodge et préparez-vous pour les échéances importantes. Voici votre liste de contrôle d'avril.
Comité exécutif
- Préparer toute proposition de législation pour la communication annuelle, due le 24 avril.
- Si vous ne l'avez pas encore fait, assistez ou prévoyez d'assister à l'édition 2025 Retraites de leadershipLes retraites sont toujours ouvertes à Anahiem (4-6 avril), San Ramon (11-13 avril), Lake Tahoe (9-11 mai) et Palm Springs (16-18 mai). Inscrivez-vous.
Directeur principal
- Commencer à préparer le plan de programme 2026.
- Commencez à préparer le budget 2026, en vous rappelant de mettre de côté des fonds pour la participation à la retraite.
- Commencer à préparer les nominations des officiers en 2026.
- Commencer à préparer l'installation des officiers en 2026.
- Passez en revue les progrès de tous les candidats vers l'avancement.
Sous-directeur
- Commencer à suivre la totalité des dons des agents au Fonds annuel, les agents montrant l'exemple par des dons qui représentent leur capacité ainsi que leur engagement envers nos programmes caritatifs.
Secrétaire
- Continuer à percevoir les cotisations en souffrance des membres (elles étaient dues le 1er janvier).
- Envoyer la liste des membres avec des cotisations en retard au maître pour le comité de rétention.
- Envoyez tout avis de suspension.
- Le comité de bienfaisance considère les remises.
Trésorière
- Si votre loge a des employés, déposez le formulaire 941 de la taxe fédérale sur les salaires (sauf si l'IRS a approuvé un dépôt annuel du formulaire 944, dû en février, ou si la loge utilise le système de paie Paychex).
- Si votre loge a des employés, remplissez le formulaire trimestriel d'impôt sur les salaires DE9/DE9C et déposez le formulaire DE88 à moins que la loge n'utilise le système de paie Paychex.
- Préparez et déposez les déclarations de revenus annuelles (formulaire IRS 990 et formulaire FTB 199), toutes deux dues avant le 15 mai, à moins que votre loge n'ait préalablement accepté que la Grande Loge prépare ces formulaires fiscaux.
- Pour les loges qui n'utilisent pas Intacct, par CMC, soumettez votre rapport financier annuel 2022 à Grand Lodge.
Comité de vérification
- Livres de loge d'audit, à compléter d'ici la fin du mois.
Association de la salle
- Préparez le formulaire 200, à remettre à la Grande Loge avant le 15 mai.
- Préparer et déposer les déclarations de revenus annuelles (formulaire IRS 990 et formulaire FTB 199), toutes deux dues au plus tard le 15 mai à l'IRS, à moins que le Hall n'utilise Intacct et mes opté pour le service de préparation de la Grande Loge.
- Préparer le paiement de la prime d'assurance, due en mai.
- Déposer une déclaration d'information auprès du secrétaire d'État (formulaire SI-100)
Des questions? Contactez les services aux membres au memberservices@freemason.org ou (415) 776-7000.
Le mois dernier, nous vous avons demandé quel type d'informations vous souhaitiez recevoir dans l'e-mail du Leader. Parmi ceux qui ont répondu…
- 77% - Conseils sur l'administration de la loge
- 70% - Éducation maçonnique/ésotérique
- 59% - Rappels sur les événements maçonniques à venir
- 39% - Articles sur le leadership bénévole
- 32% - Profils des membres/dirigeants
- 1% - Bref article pour l'éducation maçonnique, messages de loges que nous ne connaissons pas ou dont nous n'entendons pas parler.
