La loi californienne permet aux réunions des conseils d'administration d'avoir lieu virtuellement (en d'autres termes, par téléphone ou par vidéoconférence), à ​​moins que ces réunions ne soient interdites par les statuts ou les règlements de la société en question. Nos articles et règlements standard de la Hall Association n'interdisent pas les réunions virtuelles du conseil d'administration et nous encourageons les conseils d'administration de Hall à continuer de se réunir virtuellement pendant la crise du COVID-19. Vous trouverez ci-dessous quelques directives pour la tenue de réunions virtuelles du conseil d'administration pendant que les restrictions liées au COVID-19 restent en vigueur. 

1. Tout d'abord, vérifiez les statuts et les règlements de votre salle
   
   
   • Si votre salle a dévié de nos statuts et règlements, la première étape consiste à confirmer que les statuts et règlements de votre salle n'interdisent pas de participer aux réunions du conseil d'administration par téléphone ou communication vidéo.

2. Tous les administrateurs doivent pouvoir s'entendre lorsqu'ils se réunissent par conférence téléphonique

• • L'une des exigences techniques de la loi californienne est que la participation aux réunions du conseil par conférence téléphonique constituera une présence à la réunion du conseil "tant que tous les membres participant à la réunion pourront s'entendre". Par conséquent, le président de la réunion devrait confirmer ce fait au début de la réunion et cette confirmation devrait être reflétée dans le procès-verbal de la réunion.

3. Tous les administrateurs doivent pouvoir communiquer entre eux et participer à une réunion menée par communication sur écran vidéo

• • Deux exigences spécifiques doivent être remplies pour tenir une réunion valide par communication sur écran vidéo.
    
    
  • Tous les administrateurs doivent pouvoir communiquer avec tous les autres membres. Par conséquent, la personne qui préside la réunion doit confirmer ce fait au début de la réunion et cette confirmation doit être reflétée dans le procès-verbal de la réunion.
    
    
  • Chaque administrateur doit également disposer d'un moyen de participer à toutes les affaires devant le conseil, y compris la capacité de proposer ou d'interposer une objection à une mesure spécifique à prendre.

4. Un avis préalable de la réunion doit être fourni

• • Si la réunion n'est pas une réunion ordinaire du conseil d'administration, la loi californienne et nos statuts constitutifs prévoient qu'un préavis doit être donné avec un préavis de six jours par courrier ou un préavis de 48 heures remis en personne ou par téléphone, y compris la messagerie vocale. Cet avis préalable doit inclure les informations de connexion à la conférence téléphonique ou les instructions de participation par communication sur écran vidéo. Si un avis approprié n'a pas été donné ou pratique dans les circonstances, les dispenses d'avis par les administrateurs doivent être obtenues et conservées avec le procès-verbal de la réunion.

5. Les exigences de quorum et de procuration restent les mêmes

• • Les deux tiers du nombre autorisé d'administrateurs constituent le quorum pour la conduite des affaires, sauf ajournement. La majorité des administrateurs présents à une réunion sont tenus d'approuver toute action. Un administrateur ne peut donner procuration à un autre administrateur. 

Consentement écrit unanime tenant lieu de réunion

Une autre option pendant cette période difficile est qu'un conseil agisse par consentement écrit unanime. Les règlements administratifs de la salle de formulaire permettent aux conseils d'administration de la salle de prendre une mesure sans réunion si tous les administrateurs consentent par écrit à une telle action. Ces consentements écrits doivent énoncer précisément les mesures prises ou approuvées par le conseil, être signés par tous les administrateurs pour être effectifs et, une fois signés par tous les administrateurs, doivent être déposés avec les autres procès-verbaux du conseil. 

Invités à la réunion du conseil d'administration

Enfin, nous notons que les statuts constitutifs de la salle donnent à tous les membres de la Loge, à l'inspecteur de district et au représentant désigné du Grand Maître (le cas échéant) le droit d'assister aux réunions du conseil d'administration de la salle et de poser des questions pertinentes concernant les sujets à l'étude lors de la réunion. Ces «invités» d'une réunion du conseil d'administration de la salle n'ont pas le droit de participer aux délibérations ou de voter. En raison de ces droits « invités », les avis et les informations de connexion pour les réunions virtuelles du conseil d'administration de la salle doivent être distribués à ces invités potentiels.