Juntos hacemos una profunda diferencia

Octubre de 2022: cuidado de los registros de su Logia

Índice del contenido
    Agregue un encabezado para comenzar a generar la tabla de contenido
    Ir al Inicio

    El cuidado de los registros de su Logia

    Es de humanos acumular cosas. Las logias masónicas no son diferentes. Solo en algunos casos, han acumulado un siglo o más de cosas acumuladas en el ático. Desde libros hasta papeles, fotos y todo tipo de chucherías, es difícil incluso para el secretario de la logia más experimentado saber qué hacer con todo.

    Pero antes de llamar a los muchachos de eliminación de chatarra, tómese un segundo para hacer un inventario de los materiales a los que se aferra su logia, ya que cuando se trata de registros masónicos, no todo es igual. Aquí, Joseph Evans, el gerente de colecciones de la Biblioteca Henry Wilson Coil y Museo de la Francmasonería y el archivista principal de la Gran Logia de California, nos da una idea de lo que podemos, y no podemos, sacar del sótano.

    Comprender qué es qué en el ático de Lodge

    La Biblioteca Henry Wilson Coil y Museo de la Francmasonería es el hogar de miles de libros, archivos y objetos masónicos que, en conjunto, cuentan la historia de la masonería en California y más allá. Pero acumular esa colección ha sido el trabajo de generaciones. Y eso significa tener un ojo para lo que es y no es extraño. “Es importante comprender que existen diferentes tipos de registros”, dice Evans. “Están los registros que crea una logia como parte de sus actividades diarias, como los registros de membresía y los libros de mosaico, y luego están los objetos y curiosidades que recopila a lo largo de los años”. Esta diferenciación es importante, porque como entidades sin fines de lucro, las logias masónicas tienen una mayor responsabilidad de preservar un tipo de registro sobre el otro.

    Para ayudar a los funcionarios del albergue a comprender esas distinciones, Evans ha creado un Horario de retención que las logias pueden consultar que enumera qué tipos de registros deben conservarse y durante cuánto tiempo. (El cronograma de retención se encuentra en iMember, bajo el mosaico "Recursos", titulado "Información de retención de registros e inventario".) Evans también ha escribió una guía explicando qué tipo de registros deben llevarse y cómo hacerlo. Algunos registros, como los informes financieros anuales y semestrales, se consideran registros permanentes y deben conservarse para siempre. Otros tipos de registros, como los depósitos bancarios, deben conservarse durante al menos siete años, pero pueden desecharse después de eso. “Este cronograma se elaboró ​​como una forma de responder a la pregunta de cuánto tiempo deben conservarse los documentos”, explica Evans.

    Sin embargo, el cronograma de retención solo trata con documentos oficiales, no con cosas como cartas, fotografías u otra parafernalia de la logia. En ese caso, depende de los miembros de la logia qué guardar o no, aunque como archivista, Evans tiende a favorecer la organización y preservación de esas cosas. En conjunto, representan la cultura material del albergue y ayudan a contar una historia más completa de su pasado. “En términos generales, recomendaría conservar los artículos efímeros del albergue”, dice Evans, citando cosas como “los folletos del evento, los menús, los álbumes de fotos y los álbumes de recortes. Esos cuentan la historia de su logia.

    Una vez que haya organizado el desorden y haya determinado qué registros deben conservarse y cuáles pueden desecharse, es importante almacenarlos correctamente. Esto puede ser un esfuerzo bastante significativo, pero vale la pena el costo.

    Hay dos reglas importantes a seguir cuando se trata de archivar material: primero, mantenga las cosas alejadas de la luz solar directa, lo que hace que el material se desvanezca, se agriete y se desintegre, y lejos de la humedad, lo que puede provocar el crecimiento de moho. El otro bugaboo son las plagas o roedores, que pueden masticar casi cualquier cosa. Dondequiera que su albergue almacene sus registros, debe estar seco, fresco y libre de alimentos, plantas o cualquier otra cosa que pueda atraer insectos o bichos.

    En general, dice Evans, almacene el material de archivo en cajas de cartón en lugar de contenedores de plástico. Aunque son más resistentes que el cartón, los recipientes de plástico no permiten la circulación de aire adecuada y pueden provocar el crecimiento de moho. Etiquete las cajas con una lista de su contenido para que sepa qué hay en ellas sin tener que hurgar en ellas y luego guárdelas en un lugar seguro. "Al final, estoy a solo un correo electrónico de distancia si las logias tienen alguna pregunta sobre lo que se debe o no se debe tirar y cómo almacenar adecuadamente los registros que deben conservarse".

    Para una explicación mucho más detallada de los métodos y recursos de almacenamiento, consulte esta guía producida por el Museo y Biblioteca Masónica del Rito Escocés. Si tiene preguntas sobre los archivos de su logia, comuníquese con Joe Evans, gerente de colecciones de la Biblioteca y Museo de Francmasonería Henry W. Coil, en jevans@freemason.org.

    ¿Interesado en los archivos masónicos? ¡Estás de suerte!

    Recién anunciado: La 11.ª Conferencia Internacional sobre Masonería, que se llevará a cabo el 8 de abril de 2023 en UCLA, explorará un tema similar, "Desde el ático de la Gran Logia". Basado en la respuesta entusiasta de la audiencia a la presentación de la Dra. Heather Calloway la primavera pasada sobre su trabajo como directora del Centro de Investigaciones y Colecciones Fraternales en la Universidad de Indiana, el foro de este año profundizará aún más en el tema de la cultura material masónica.

    Se espera que los oradores incluyan a Mark Dennis, curador de la Museo de la Francmasonería en Londres; Leigh Ann Gardener, una historiadora que se especializa en documentar la cultura material y los cementerios de los grupos benévolos y fraternales afroamericanos de los siglos XIX y XX en el estado de Tennessee; Adam Kendall, director ejecutivo de la Fundación histórica del rito escocés de Oakland y un miembro de Fénix nº 144 en San Francisco; Aimee Newell, directora de colecciones y exposiciones del Museo de la Revolución Americana en Filadelfia (y antes de la Museo y biblioteca masónicos del rito escocés en Lexington, Mass.)

    El evento está programado para el 8 de abril de 2023 en UCLA. Próximamente se anunciará más información y la fecha de venta de entradas. ¡Así que estén atentos para obtener más información al respecto!

    Lista de verificación de los oficiales de octubre

    Manténgase al día con el negocio del alojamiento y prepárese para los plazos importantes. Aquí está su lista de verificación de octubre. 

    Miembro de Comité Ejecutivo

    • Haga planes para que asistan el maestro de la logia, los guardianes u otros representantes Comunicación Anual. Su voto es importante para el futuro de la masonería en California. 

    Vigilante principal, junto con el Comité Ejecutivo

    • Identifique y acérquese a los miembros para los comités de Auditoría, Retención de Membresía y cualquier otro comité de 2023.
    • Inste a los presuntos maestros, guardianes y diáconos principales a que realicen la competencia de Maestro Masón pronto, si aún no la han completado.
    • Inste al presunto maestro, a los guardianes y al diácono principal a que califiquen temprano con el inspector en el ritual de su oficina.
    • Inste a los oficiales respectivos a que respondan las preguntas del maestro, el director principal y el director subalterno con anticipación.
    • Establezca el calendario para 2023 e identifique a los líderes de eventos.
    • Continuar con la preparación del presupuesto 2023.
    • Finalice su fecha/lugar de instalación y prepare el equipo de instalación.
    • Revisar el progreso de todos los candidatos hacia el avance. 

    Guardián menor

    • Continuar el seguimiento del 100 por ciento de las donaciones de los oficiales al Fondo Anual, con los oficiales dando ejemplo a través de obsequios que representan su capacidad, así como su compromiso con nuestros programas de caridad. 

    Secretario

    • Grand Lodge ha centralizado el proceso de cuotas para permitir que los miembros paguen sus cuotas anuales directamente en el sistema mediante tarjeta de crédito. Ver números anteriores de el líder para obtener más información. 
    • Prepárese para enviar avisos de cuotas y comience a cobrar las cuotas de los miembros a partir del 31 de octubre.

    Tesorera

    • Si su alojamiento tiene empleados y no utiliza el sistema de nómina Paychex, presente el formulario 941 de impuestos sobre la nómina federal trimestral (a menos que el IRS haya aprobado una presentación anual del formulario 944, con vencimiento en febrero).
    • Si su alojamiento tiene empleados y no utiliza el sistema de nómina Paychex, presente el formulario de impuestos sobre la nómina estatal trimestral DE9/DE9C y deposite el formulario DE88.
    • Si aún no se ha pagado el alojamiento per cápita, envíe el pago lo antes posible.

    ¿Preguntas? Comuníquese con Servicios para Miembros al Memberservices@freemason.org o al (415) 776-7000.

    Para su caballete

    Utilice este contenido para correr la voz sobre los recursos proporcionados por la Fundación Masónica de California, los Hogares Masónicos de California y más.

    Nuevo: Servicios en MCYAF a lo largo de la vida

    Nuevo: Biblioteca de Recursos de la Orden Juvenil Masónica

    Nuevo: El Pabellón de las Casas Masónicas

    Sociedad de la piedra angular de la Fundación Masónica de California

    Recursos de Casas Masónicas de California

    Red de valor masónica

    pregunta del mes

    El mes pasado, le preguntamos si su albergue cuenta con un plan de preparación para emergencias. Vea los resultados a continuación.

    • Sí - 11%
    • No - 75%
    • No sabe - 14%

    Esta es tu próxima pregunta de la encuesta