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Contabilidad simplificada

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    Contabilidad simplificada

    ­Un nuevo año trae consigo una nueva línea de oficiales de la logia, una nueva lista de metas. Pero no deje que la sensación de optimismo y oportunidad ciegue a su logia a la otra cosa que trae el nuevo año: la temporada de impuestos. Si las hojas de cálculo hacen que su corazón deje de latir o si una pila de recibos le da migraña, no se preocupe, hay ayuda disponible. Desde la declaración de impuestos hasta el seguimiento de sus gastos e ingresos anuales, el equipo de servicios financieros de Grand Lodge puede hacer que el nuevo año sea menos estresante.

    “El mayor desafío que veo que enfrentan las logias es que no actualizan sus registros financieros mensualmente”, dice Maribel Pasamic, controladora de la Gran Logia de California. “Esperan hasta fin de año y se esfuerzan por terminarlo a tiempo”. El resultado es un montón de estrés innecesario. Pero no tiene por qué ser así. Las logias de California tienen acceso a un conjunto de herramientas para facilitar este tipo de contabilidad. En el centro de esta caja de herramientas se encuentra Intacct, un sistema de contabilidad integrado. Con Intacct, las logias pueden realizar un seguimiento de sus gastos fácilmente. Y dado que está integrado con iMember 2.0, también facilita el registro de sus ingresos por cuotas, brindándole una factura por cada pago.

    Más allá de la facilidad de uso, Intacct hace que sea más sencillo pedir ayuda. Al estar basado en la nube, el equipo de servicios financieros de Grand Lodge puede acceder a los registros de una logia de forma remota a través de Intacct. Eso también significa que las logias experimentan una transición fluida cuando hay un cambio de tesorero o secretario: los nuevos funcionarios ya no tienen que entender un montón de hojas de cálculo y archivos Quickbooks de sus predecesores.

    Eso es precisamente lo que atrae del programa a Eugene Jeanne, subdirector de Petaluma-Hamilton No. 180 y miembro de la junta de la Asociación Hall allí. Cuando se involucró por primera vez en la administración de las finanzas del salón, descubrió que se manejaban en parte a mano y en parte a través de Quickbooks, aunque solo un miembro estaba lo suficientemente familiarizado con el programa para hacerse cargo. "Entonces, cuando él estaba fuera, estábamos en un dilema", dice Jeanne. 

    Como ya estaba familiarizado con Intacct, recomendó a la asociación de pasillos que adoptara el sistema. "Ahora, tenemos una persona que hace las entradas, y cada mes, puedo ejecutar los informes y presentarlos", dice. Y si está indispuesto, es bastante fácil que otro miembro ocupe su lugar. Ahora, está centrando su atención en obtener la Vitruvio No. 145 Temple Association en Petaluma en el mismo sistema.

    Y la mejor parte es que a partir de 2021, este servicio es completamente gratuito para que lo usen los alojamientos. (Todavía se cobra una pequeña tarifa de servicio para las asociaciones de salas).

    Intacct es un servicio fácil de usar, pero para aquellos que necesitan una introducción o un repaso, pueden comunicarse con el equipo de Servicios Financieros para programar un tutorial personalizado.

    Además de Intacct, Grand Lodge ofrece otros servicios gratuitos, incluida la presentación de la declaración anual 990/199 de su alojamiento. Aunque no es necesario que los alojamientos utilicen Intacct para acceder a este servicio, las asociaciones de salones deben hacerlo para poder aprovecharlo. Otros servicios financieros gratuitos que ofrece Grand Lodge incluyen asistencia para trabajar con el IRS para conciliar los problemas fiscales y la gestión de la membresía en vivo de una logia y las inversiones generales. Dice Jeanne: "Recomiendo Intacct a cualquier albergue. Es pan comido".

    Si su logia desea aprovechar el conjunto de asistencia financiera que ofrece Grand Lodge, llame al equipo de servicios financieros de Grand Lodge al (415) 292-9170.


    Ayuda con tus activos

    Las salas de las logias son activos importantes y valiosos, y la situación de cada sala es única. Los servicios inmobiliarios de Grand Lodge pueden ayudar con lo siguiente:
    • Proporcionar experiencia técnica y asesoramiento a los fideicomisarios de asociaciones de salas para transacciones de bienes raíces con limitaciones operativas, incluidos los arrendamientos a largo plazo de más de tres años; listado, venta y compra de bienes inmuebles; préstamos garantizados/gravámenes de bienes inmuebles; mejora de sus edificios; y sugerencias para negociar transacciones y estructurar acuerdos de corto y largo plazo.
    • Ofrecer asesoramiento sobre enfoques estratégicos para aprovechar el valor de las propiedades de los pasillos.
    • Ofrecer consultas y apoyo para completar y obtener la aprobación por escrito de los paquetes de solicitud del Comité de Propiedades Masónicas de la Gran Logia, utilizando las mejores prácticas.
    • Asesorar sobre mejoras de capital y cuestiones de operaciones de construcción, como financiación de reservas, proyectos solares, etc.
    • Brindar apoyo para preparar proyecciones de flujo de efectivo de 6 a 12 meses.
    • Proporcionar orientación sobre la preparación de la planificación de proyectos de capital de varios años.
    • Ofrezca planes de cuotas de primas de seguros a salas con problemas de flujo de efectivo.
    • Servir como enlace entre la sala y el corredor/suscriptor para reclamos complejos de seguros de propiedad.
    • Ejecutar análisis de costo-beneficio y proformas financieras de proyectos inmobiliarios en relación con los objetivos de la asociación de albergues y salones.
    • Proporcione estimaciones de costos de reemplazo para medir la cobertura suficiente contra la pérdida de propiedad.
    Para comenzar, comuníquese con Grand Lodge Real Estate Services al (415) 292-9111 o bienestate@freemason.org


    Tu lista de control de enero

    Manténgase al día con el negocio del alojamiento y prepárese para los plazos importantes. Aquí está su lista de verificación de enero.

    Miembro de Comité Ejecutivo

    • Retenga la toma de posesión de los oficiales o continúe preparándose para la toma de posesión.
    • Reúnase con el inspector para revisar su plan para el año.
    • Prepárese para asistir a los Retiros de liderazgo de 2022; los detalles se publicarán pronto.

    Vigilante principal, junto con el Comité Ejecutivo

    • Inste a los presuntos maestros, guardianes y diáconos principales a que realicen la competencia de Maestro Masón pronto, si aún no la han completado.
    • Preparar el presupuesto de 2022 para presentarlo a la logia en enero.
    • Presupueste y prepárese para asistir a los Retiros de liderazgo de 2022.
    • Asegúrese de que se hayan determinado todas las asignaciones de los comités. Después de la instalación como maestro, confirme los nombramientos del comité de auditoría, caridad y retención de miembros.
    • Revisar el progreso de todos los candidatos hacia el avance.

    Secretario

    • Continúe enviando avisos de cuotas y cobrando las cuotas de los miembros.
    • Comience a preparar el informe anual del secretario para presentarlo a la logia en febrero.
    • Revise la lista de miembros suspendidos que le envió la Gran Logia y determine si su logia desea participar en la Campaña de Restauración 2022.
    • Presupueste y prepárese para asistir a los Retiros de liderazgo de 2022.

    Tesorera

    • Comience a preparar el informe anual del tesorero para presentarlo a la logia en febrero.
    • Presupueste y prepárese para asistir a los Retiros de liderazgo de 2022.
    • Asegúrese de que los registros financieros del albergue estén actualizados y que las cuentas bancarias estén conciliadas.

    ¿Preguntas? Comuníquese con Servicios para Miembros al Memberservices@freemason.org o al (415) 776-7000.


    Para su caballete

    Use este contenido para correr la voz acerca de unirse a la Cornerstone Society y para compartir los recursos proporcionados por Masonic Homes of California.

    Nuevo: El Pabellón de las Casas Masónicas

    Sociedad de la piedra angular

    Recursos de Casas Masónicas de California


    pregunta del mes

    El mes pasado preguntamos cuántos grados ha realizado su logia desde que regresó a las reuniones en persona. De los que respondieron:

    • (0-3) - 65%
    • (4-9) - 33%
    • (10+) - 2%

    Esta es tu próxima pregunta de la encuesta