La ley de California permite que las reuniones de las juntas directivas se realicen virtualmente (en otras palabras, por teléfono o videoconferencia), a menos que dichas reuniones estén prohibidas por los artículos o estatutos de la corporación en particular. Nuestros artículos y estatutos estándar de la Asociación de Hall no prohíben las reuniones virtuales de la junta y alentamos a las juntas de Hall a continuar reuniéndose virtualmente durante la crisis de COVID-19. A continuación se presentan algunas pautas para celebrar reuniones virtuales de la junta mientras las restricciones relacionadas con COVID-19 siguen vigentes. 

1. Primero, revise los artículos de incorporación y los estatutos de su salón
   
   
   • Si su salón se ha desviado de nuestros artículos y estatutos, el primer paso es confirmar que los artículos y estatutos de su salón no prohíben participar en las reuniones de la junta directiva por teléfono o comunicación por video.

2. Todos los directores deben poder escucharse entre sí cuando se reúnan por conferencia telefónica.

• • Uno de los requisitos técnicos de la ley de California es que la participación en las reuniones de la junta por teléfono de conferencia constituirá presencia en la reunión de la junta “siempre y cuando todos los miembros que participen en la reunión puedan escucharse unos a otros”. Por tanto, el presidente de la reunión deberá confirmar este hecho al inicio de la reunión y esta confirmación deberá quedar reflejada en el acta de la reunión.

3. Todos los directores deben poder comunicarse entre sí y participar en una reunión realizada por comunicación de pantalla de video.

• • Se deben cumplir dos requisitos específicos para celebrar una reunión válida por comunicación de pantalla de video.
    
    
  • Todos los directores deben poder comunicarse con todos los demás miembros. Por lo tanto, la persona que preside la reunión debe confirmar este hecho al comienzo de la reunión y esta confirmación debe reflejarse en el acta de la reunión.
    
    
  • Cada director debe también disponer de un medio para participar en todos los asuntos ante el consejo, incluida la capacidad de proponer o interponer una objeción a una acción específica a tomar.

4. Se debe dar aviso previo de la reunión

• • Si la reunión no es una reunión regular de la junta, la ley de California y nuestros estatutos de formularios estipulan que se debe dar aviso previo con seis días de anticipación por correo o con 48 horas de anticipación entregado personalmente o por teléfono, incluido el correo de voz. Este aviso previo debe incluir la información de marcación de la llamada de conferencia o las instrucciones para participar mediante la comunicación de la pantalla de video. Si no se dio la notificación adecuada o no fue práctico dadas las circunstancias, las renuncias a la notificación por parte de los directores deben obtenerse y conservarse con las actas de la reunión.

5. Los requisitos de quórum y poder siguen siendo los mismos

• • Dos tercios del número autorizado de directores constituyen un quórum para la transacción de negocios, excepto para levantar la sesión. Se requiere la mayoría de los directores presentes en una reunión para aprobar cualquier acción. Un director no podrá delegar en otro director. 

Consentimiento escrito unánime en lugar de reunión

Otra opción durante este momento difícil es que una junta actúe por consentimiento unánime por escrito. Los estatutos de Form Hall permiten que las juntas de Hall tomen medidas sin una reunión si todos los directores dan su consentimiento por escrito para tal acción. Dichos consentimientos por escrito deben especificar con precisión qué acción está tomando o aprobando la junta, estar firmados por todos los directores para que sean efectivos y, una vez firmados por todos los directores, deben archivarse con las demás actas de la junta. 

Invitados a la reunión de la junta

Finalmente, notamos que los estatutos de Form Hall otorgan a todos los miembros de la Logia, al Inspector de Distrito y al representante designado por el Gran Maestre (si corresponde) el derecho de asistir a las reuniones de la junta del salón y hacer preguntas pertinentes sobre los asuntos que se están considerando durante la reunión. Dichos "invitados" de una reunión de la junta del Salón no tienen derecho a participar en las deliberaciones ni votar. Debido a estos derechos de "invitado", el aviso y la información de acceso telefónico para las reuniones virtuales de la junta del Salón deben distribuirse a estos posibles invitados a la reunión.